受注書の管理

受注書の管理とは、顧客の注文を受けてから出荷までの一連の作業の流れです。

受注書で行えるすべての基本操作について説明します。

受注書のステータスの確認

受注書のステータスでは、受注書の現在の進捗状況を確認できます。それぞれのステータスが表す内容を確認しましょう。

• 下書き - 受注書は作成されていますが、顧客に送信されていないことを示します。
• 確定済み - 作成済みの受注書が顧客に送信されたことを示します。
• 完了済み - 請求書が発行されたか、出荷が完了した（または、受注書の設定によっては両方）ことを示します。
• 無効 - 受注書が無効に設定されたことを示します。受注書を削除したくない場合、無効に設定することができます。
• 保留中 - 受注書に対して未請求の取り取り寄せ注文した発注書が発行されたことを示します。発注書が請求されると、受注書は元のステータスに戻ります。

受注書を完了する条件の設定

受注書のステータスを自動で完了済みに設定することができます。条件は以下の2通りから選択できます。

• 請求書が作成されたとき
• 出荷が完了したとき

条件が満たされると、受注書のステータスは完了済みに設定されます。

受注書の請求、出荷、パッケージのステータス：

受注書のリストビューにあるステータス欄は、受注書自体のステータスのみを示し、受注書の請求、パッケージ、出荷のステータスとは関連しません。

ステータスを確認するには、受注書のリストビューにおける青／緑のドットにカーソルを合わせます。ドットが灰色である場合、プロセスがまだ開始されていない状態を示します。

逆に、受注書を選択すると、請求書、パッケージ、出荷のステータスを詳細ページで確認できます。

顧客への受注書の送信

受注書を作成するときに［保存して送信する］をクリックすることで、顧客に受注書を送信することができます。また、受注書画面上部にある［メール送信］ボタンをクリックすると、顧客に受注書を送信することもできます。

受注書のステータスを下書きから確定済みへ変換

• 受注書が顧客に送信済みの場合、受注書のステータスは［確定済み］に変わります。
• 受注書を［下書き］として保存した場合、受注書画面上部にある［その他］ボタンをクリックし、［確定済みとして設定する］を選択することで、確定済みのステータスに変換できます。
• 請求書、パッケージ伝票、出荷の作成が成功すると、受注書のステータスは［確定済み］になります。

受注書の統合

同じ顧客から複数の受注書を受け取った場合、それらの詳細を一つの受注書に統合することができます。

前提条件：

• 一度に統合できる受注書は2件のみです。
• 両方の受注書が、同じ顧客宛で、請求先と配送先の住所が同じである必要があります。
• 両方の受注書が、同じステータス (下書きまたは確定済みステータスのみ) であり、パッケージや請求書が関連付けられていない必要があります。

受注書を統合するには、

• 画面左側のメニューから［売上］→［受注書］に移動します。
• 統合対象の受注書を2件選択します。
• ［その他の操作］をクリックし、［受注書の統合］を選択します。

• マスター（元にする）受注書を選択し、［続ける］をクリックすると、受注書が統合されます。

メモ：

• マスター受注書は、子の受注書の詳細が統合される親の受注書です。統合の後、子の受注書は削除され、マスター受注書が保持されます。この操作は元に戻すことができません。
• ECプラットフームから受注書を統合することはできません。

受注書から発注書への変換

顧客からの注文を受けた後に、出荷すべき商品の一部またはすべての在庫が足りないことに気付いた場合、発注書を作成し、受注書に記載されている商品を仕入先に注文する必要があります。Zoho Inventoryでは、受注書を直接発注書に変換することができます。

受注書を発注書に変換するには：

• ［売上］→［受注書］の順に移動します。
• 発注書に変換したい受注書を選択します。
• 3点リーダーアイコンをクリックして、ドロップダウンから［発注書に変換］を選択します。
• 発注書を保存します。

受注書から請求書への変換

受注書から請求書を作成するには：

方法1：

商品の受注書を作成し、顧客に商品を出荷後、同じ内容の請求書を作成したい場合、受注書を直接請求書に変換することができます。手順は以下のとおりです。

• ［売上］→［受注書］の順に移動します。
• 請求書に変換したい受注書を選択します。
• 受注書の概要画面で［請求書に変換する］をクリックします。
• 新しい請求書画面で、詳細が自動的に入力されます。請求書を保存し、顧客に送信することができます。

方法2：

• 請求書に変換したい受注書を選択します。
• ［作成］ボタンをクリックします。
• ［作成］のドロップダウンから［インスタント請求書］を選択します。

上記の2通りから選択すると、請求書の作成画面に遷移します。

初期設定では、受注書のすべての情報が自動的に請求書の作成画面に反映されます。

• 要件に応じて、必要な詳細を追加したり、受注書を部分的に請求したりすることができます。［保存する］をクリックすると、詳細が保存されます。
• ［保存して送信する］ボタンをクリックすると、顧客に請求書が送信されます。

メモ：請求書の作成手順については、請求書のヘルプページをご参照ください。

受注書からパッケージングへの変換

Zoho Inventoryでは、受注書に記載されている商品のパッケージ情報を記録または作成できます。手順の詳細は、こちらをご参照ください。