Chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò cốt lõi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, Six Sigma ra đời như một hệ phương pháp thúc đẩy và tối ưu quy trình kinh doanh, đẩy mạnh hiệu suất và hướng đến khách hàng là trọng tâm.
Doanh nghiệp bạn có đang tìm kiếm một phương pháp giúp quản lý chất lượng hiệu quả? Hãy cùng Zoho khám phá Six Sigma và cách phương pháp này ứng dụng trong kinh doanh giúp mang lại những giá trị xứng đáng cho doanh nghiệp bạn.
Tìm hiểu về khái niệm Six Sigma
Six Sigma là gì và nguồn gốc
Six Sigma là phương pháp áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp, được ứng dụng với mục đích nâng cao quy trình hoạt động kinh doanh và đẩy mạnh quản lý chất lượng. Qua thời gian, phương pháp này được đánh giá là tiêu chuẩn đo lường chất lượng và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả.
Phương pháp này bắt nguồn từ tên gọi Sigma (hay σ), được sử dụng phổ biến trong tính toán và thống kê. Theo lý thuyết, Sigma chính là đại diện cho độ lệch chuẩn được xác định trên một tập dữ liệu.
Do vậy, trong ứng dụng kinh doanh, tên gọi này thể hiện thước đo chỉ những khiếm khuyết, sự biến động của một sản phẩm/dịch vụ so với những tiêu chuẩn được đề ra ban đầu.
Nhờ các phương pháp đo lường, phát hiện các khiếm khuyết trong quá trình hoạt động, phương pháp này giúp doanh nghiệp loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn một cách hiệu quả và sắp xếp quy trình hoạt động hệ thống hơn.
Lịch sử của lý thuyết Six Sigma
Bill Smith chính là cha đẻ của phương pháp Six Sigma. Ông là một kỹ sư làm việc tại Motorola. Trong quá trình làm việc tại đây, ông từng phát triển lý thuyết này từ những năm 1984 với mục đích đẩy lùi và giảm thiểu lỗi sai được tạo ra trong quá trình sản xuất các sản phẩm điện tử của thương hiệu Motorola.
Kể từ đó, sự thành công và những giá trị mà phương pháp mang lại được ứng dụng rộng rãi vào nhiều thương hiệu khác từ những thập niên 90 đến hiện tại như Sony, Samsung, IBM, LG,... nhằm quản lý chất lượng sản phẩm.
Đặc biệt, phương pháp này được đề cao trong các ngành sản xuất, công nghệ thông tin và chăm sóc sức khoẻ.
Ngoài ra, với mỗi triệu sản phẩm được sản xuất, lý thuyết chỉ cho phép số lượng sai lầm có thể mắc phải là từ 3 đến 4 lỗi. Do đó, với 6 Sigma (Six Sigma) con số này sẽ tương ứng với tỷ lệ % lỗi có thể chấp nhận mắc phải trong một quy trình sản xuất là 0,00034%.
Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng Six Sigma là gì?
Qua thời gian, các chiến lược của Six Sigma trở thành một chuẩn mực chung trong quá trình quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Hãy cùng Zoho điểm qua những lợi ích thực tiễn phương pháp này mang đến cho nhiều doanh nghiệp ngày nay:
#1. Hệ thống hoá chiến lược hiệu quả
Chiến lược này được đánh giá là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp hoạt động đúng định hướng và mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, sau khi xác định được sứ mệnh, tầm nhìn, cơ hội và thách thức, phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung xác định các mục tiêu và chiến thuật thực thi nhằm mang lại hiệu quả trong quá trình xây dựng sản phẩm.
Ví dụ Six Sigma giúp doanh nghiệp tối ưu lại quy trình xây dựng sản phẩm, đảm bảo đi theo chiến lược định vị sản phẩm chất lượng với giá cả vừa phải phù hợp với mọi đối tượng nhưng vẫn mang lại lợi nhuận tối ưu.
Do đó, Six Sigma hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu các quy trình sản xuất và giúp tiết kiệm được ngân sách đầu vào. Ngoài ra, chi phí vận hành từ đó cũng được cải thiện hiệu quả và điều chỉnh về mốc thấp nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng sản phẩm với giá thành không quá cao nhưng đảm bảo về mặt chất lượng.
#2. Linh hoạt hệ sinh thái chuẩn bị cho những biến động
Thị trường dễ biến động và cạnh tranh, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Trong bối cảnh đó, việc xây dựng sự linh hoạt trong cách vận hành, hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ,... là bước tiến giúp đẩy lùi những rủi ro một khi thị trường có sự thay đổi.
Six Sigma là hệ phương pháp giúp doanh nghiệp linh hoạt chuyển đổi các hoạt động trong quá trình thực thi. Nhờ quá trình sàng lọc, dự đoán các quy trình lỗi được thiết lập ngay từ đầu. Quá trình thích ứng khi có biến động trở nên dễ dàng hơn.
#3. Xây dựng văn hoá doanh nghiệp
Trong Six Sigma, con người là trọng tâm và là một yếu tố không thể thiếu giúp xây dựng sự thịnh vượng của một doanh nghiệp. Nhờ vậy, sự kết nối giữa doanh nghiệp và nhân sự được đẩy mạnh qua các quy trình làm việc hoàn chỉnh nhưng tối ưu.
Trong quá trình làm việc, một trong những vấn đề khó tránh khỏi là mâu thuẫn. Với Six Sigma, phương pháp mang lại những công cụ đo lường rõ ràng và cụ thể, giúp mỗi cá thể trong tổ chức có thể nắm bắt được tình hình, chủ động trong công việc và tạo sự chủ động kết nối đối với người quản lý với nhân viên. Đây là cơ hội kết nối và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả.
#4. Tối ưu lợi nhuận và chi phí
Six Sigma còn giúp loại bỏ rủi ro và tối ưu hoá lại quy trình, từ đó chi phí được kiểm soát và tiết kiệm một cách hiệu quả xuyên suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Điều này được thể hiện rất rõ trong nhiều trường hợp, điển hình như cách Motorola 17 tỷ US$ nhờ việc dự đoán rủi ro, quản lý sản phẩm lỗi trong khuôn khổ cho phép.
#5. Xây dựng niềm tin với khách hàng
Niềm tin khách hàng là góp phần giúp doanh nghiệp tồn tại bền vững trên thị trường. Đối với phương pháp này, một trong những yếu tố tiên phong là sự thấu hiểu.
Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng tạo dựng mối quan hệ gần gũi hơn với khách hàng, hiểu những khó khăn và điểm chạm quan trọng giúp khách hàng tin tưởng hơn với thương hiệu.
Thông thường, để nắm bắt được các suy nghĩ và mong cầu của họ, doanh nghiệp thường thực hiện các nghiên cứu hoặc làm khảo sát để hiểu hơn về nhu cầu hiện tại, góp phần cải thiện sản phẩm.
Các nguyên tắc thuộc Six Sigma
Lý thuyết Six Sigma được ứng dụng rộng rãi vào các doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực và quy mô. Tuy nhiên, phương pháp này hoạt động dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi sau đây:
#1. Khách hàng là cốt lõi
Khách hàng luôn là một phần không thể thiếu tạo nên sự thành công trong doanh nghiệp. Mọi sự thay đổi, cải tiến trong quy trình đều dựa trên nhu cầu và những mong muốn được chia sẻ từ khách hàng.
#2. Xác định biến động dựa trên dữ liệu
Khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, doanh nghiệp đều cần dựa trên dữ liệu và dữ kiện nhằm giải quyết những vấn đề sát với thực tế nhất. Các dự đoán dựa trên Six Sigma cần sự chính xác dựa trên dữ liệu. Để ứng dụng lý thuyết hiệu quả, doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi trước mỗi giai đoạn ra quyết định sau đây:
Đâu là những số liệu, dữ liệu và dữ kiện cần thiết?
Cách thức giúp doanh nghiệp tận dụng các dữ liệu đang có đưa vào Six Sigma hiệu quả?
#3. Ưu tiên sự cộng tác liền mạch
Một quy trình làm việc cần tính liền mạch từ đầu đến cuối nhằm đảm bảo các vấn đề đều được xử lý và rủi ro được nắm bắt hiệu quả. Với Six Sigma, lý thuyết tuân theo nguyên tắc của sự kết nối và cộng tác liền mạch, không giới hạn phòng ban và chức năng.
#4. Chấp nhận sai lầm nhưng đảm bảo tính hoàn thiện
Mọi quy trình và công việc khó tránh khỏi sai lầm, vì vậy, việc chấp thuận những sai lầm trong phạm vi và nhìn nhận sửa đổi là cách giúp hoạt động doanh nghiệp được cải tiến đáng kể.
Với tiêu chuẩn từ 3 đến 4 lỗi trên mỗi triệu sản phẩm là mốc tiêu chuẩn về lỗi sai có thể mắc phải trong quá trình làm việc. Việc này giảm thiểu áp lực nhưng đồng thời cũng tạo nên sự kỷ luật trong quá trình làm việc.
#5. Quản trị linh hoạt
Six Sigma tập trung vào quá trình phát hiện và xử lý những sai lầm giúp cải thiện quy trình làm việc. Qua đó, phương pháp cho thấy tính chủ động và linh hoạt trong việc dự đoán, giảm thiểu và xử lý chủ động khi các vấn đề gặp phải.
Quy trình DMAIC ứng dụng Six Sigma vào doanh nghiệp
Quy trình DMAIC giúp ứng dụng thuyết Six Sigma hiệu quả. Đây là cụm từ viết tắt của các bước bao gồm Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát). Với quy trình này, các bước cụ thể cần thực hiện sẽ bao gồm:
Xác định: Hiểu khách hàng cần gì và họ đang có những yêu cầu ra sao, sau đó đánh giá sản phẩm, dịch vụ dựa trên những yêu cầu của họ trong thời điểm hiện tại.
Đo lường: Doanh nghiệp thực thi các hoạt động khảo sát,... nhằm ghi nhận dữ kiện và dữ liệu phục vụ cho quá trình phân tích sau đó để xác định tận gốc vấn đề.
Phân tích: Dựa trên những số liệu sẵn có, doanh nghiệp cần xác định các vấn đề và thay đổi có thể phát sinh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng quá trình phân tích nhằm xem xét khoảng cách giữa mục tiêu và kế hoạch hiện tại, từ đó đưa ra các giải pháp hoặc tận dụng cơ hội phù hợp.
Cải thiện: Sau quá trình phân tích, số liệu trở nên biết nói và doanh nghiệp có thể linh hoạt dựa trên các xem xét để đưa ra giải pháp nhằm nắm bắt cơ hội hoặc cải thiện tình hình.
Kiểm soát: Đây được xem là giai đoạn xem xét và giám sát, đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tiêu chí ban đầu hoặc ghi nhận các rủi ro và xây dựng giải pháp không ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện.
Six Sigma và ứng dụng thực tiễn trong doanh nghiệp
Ford đã ứng dụng Six Sigma như thế nào?
Công ty Ford Motor hay Ford (Tên gọi thân thuộc và ngắn gọn) là một trong những nhà sản xuất ô tô lâu năm và hàng đầu thế giới, có trụ sở chính tại Hoa Kỳ.
Với mong muốn xây dựng thương hiệu và sản phẩm chất lượng, Ford lựa chọn Six Sigma là phương pháp giúp nhà sản xuất cải tiến quy trình sản xuất và tạo ra những sản phẩm ô tô chất lượng toàn cầu.
Cụ thể, công ty đã triển khai hơn 200 dự án nhằm đẩy mạnh quá trình cải tiến trên mọi lĩnh vực sản xuất của thương hiệu. Và kết quả được thể hiện rõ ràng qua con số hơn 1,2 triệu USD tiết kiệm mà Ford đã đạt được sau hơn 7 năm thực hiện.
Bên cạnh đó, thương hiệu luôn duy trì chỉ số hài lòng của khách hàng với tỷ lệ cao trên 90%.
Một trong những dự án lớn được thực thi tại Việt Nam với sự góp mặt của phương pháp Six Sigma đó là quyết định giảm lượng xe vận chuyển các linh kiện nhập khẩu.
Xác định cơ hội khi không gian các xe tải vận chuyển còn nhiều chỗ trống, Ford nhanh chóng tận dụng và xây dựng lại cách bố trí sắp xếp linh kiện trên các thùng xe nhằm tối ưu được chi phí vận hành hơn. Nhờ vậy, chỉ trong 2025, doanh nghiệp đã tiết kiệm được 150.000 USD.
Samsung và Six Sigma
Samsung từng trải qua cơn khủng hoảng khi chiến lược gia nhập thị trường toàn cầu bị đổ vỡ bởi dòng điện thoại Samsung SH-700. Tại thời điểm đó, chiếc di động đại diện cho chiến lược toàn cầu lần này mắc tỷ lệ lỗi lên tới 11.8%.
Hậu quả là hơn 150,000 sản phẩm đã bị thu hồi và yêu cầu tiêu huỷ. Cú sốc này ảnh hưởng đến thương hiệu, chi phí và đồng thời tạo một bước ngoặt không mấy tích cực trong chiến lược toàn cầu của thương hiệu thời bấy giờ.
Sau lần thất bại, Samsung ứng dụng Six Sigma nhằm tiêu chuẩn hoá và cải thiện lại quy trình vận hành. Phạm vi ứng dụng phương pháp không dừng ở sản xuất, mà còn lan sang các hoạt động khác như Marketing, bán hàng, cung ứng,...
Nhờ vậy, thương hiệu điều chỉnh lại quá trình làm việc, tập trung vào những giá trị bền vững và mang lại kết quả, đồng thời dựa trên các tiêu chuẩn toàn cầu để xây dựng sản phẩm đúng chuẩn mực.
Thành quả như chúng ta đã thấy, Samsung trải qua quá trình tân trang lại quy trình vận hành, xây dựng lại tên tuổi và trở thành một trong những cái tên không thể thiếu trong thị trường điện thoại thông minh toàn cầu.
Zoho hỗ trợ quản lý chất lượng dựa trên Six Sigma như thế nào?
Với những giá trị mà Six Sigma mang lại cho doanh nghiệp, kết hợp với các giải pháp chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nắm bắt sự thay đổi nhanh chóng và phù hợp hơn.
Với Zoho là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong mảng SaaS và luôn định hướng mang đến những giải pháp chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tận dụng được sức mạnh nội tại và quản lý các sai lầm và rủi ro hiệu quả.
Khám phá ngay hệ sinh thái của Zoho tại đây với nhiều sự lựa chọn tối ưu xuyên suốt các lĩnh vực hoạt động trong doanh nghiệp từ kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng,...
Doanh nghiệp có thể ứng dụng Six Sigma hiệu quả với sự trợ giúp của hệ sinh thái Zoho đảm bảo các giá trị được thực thi hiệu quả nhất có thể. Các ứng dụng hỗ trợ quá trình lắng nghe nhu cầu khách hàng hiệu quả như:
Zoho Survey: Nền tảng miễn phí hỗ trợ người dùng tạo các bản khảo sát chất lượng và phân phối đến tay đối tượng tiềm năng hiệu quả.
Zoho Desk: Nền tảng hỗ trợ quá trình chăm sóc khách hàng thông minh và toàn diện với hơn 75 triệu người dùng toàn cầu.
Zoho CRM: Phần mềm quản lý và xây dựng mối quan hệ khách hàng hiệu quả, hỗ trợ đội ngũ nắm bắt kịp thời thông tin khách hàng và đề xuất các chiến lược hợp lý.
Zoho SalesIQ: Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trên hành trình khách hàng tương tác với thương hiệu trên website, đưa ra các hỗ trợ, kết nối và phân tích cần thiết.
Zoho Social: Với Zoho Social, mọi hoạt động tương tác và kết nối giữa khách hàng và thương hiệu được đẩy mạnh hiệu quả.
Các số liệu cũng được trực quan hoá và dễ hiểu với nhiều công cụ đánh giá dữ kiện và số liệu như Zoho Analytics, Zoho DataPrep,...
Ngoài ra, nội bộ nhân viên và doanh nghiệp có cơ hội được tiếp xúc và phối hợp nhịp nhàng qua nhiều ứng dụng hỗ trợ giao tiếp cộng tác nội bộ như Zoho Workplace, Zoho Mail,Zoho Cliq, Zoho Meeting, Zoho Connect,....
Và còn rất nhiều những ứng dụng hỗ trợ kết nối, dự đoán, quản lý rủi ro và chất lượng, quy trình hiệu quả trong hơn 55+ ứng dụng thuộc hệ sinh thái Zoho. Tìm hiểu ngay hệ sinh thái đa dạng này tại đây.
Lời kết
Đối với mọi doanh nghiệp, quản lý chất lượng là giai đoạn không thể thiếu trong quá trình phát triển. Six Sigma chính là hệ phương pháp giúp hầu hết các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hoá quy trình hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Quy trình quản lý chất lượng hiệu quả càng được chú trọng trong thời đại số, khi bối cảnh thị trường trở nên cạnh tranh hơn. Đối với chuyển đổi số, Six Sigma chưa từng lỗi thời mà hoạt động nhưng 2 khía cạnh bổ trợ nhau trong quá trình hoạt động doanh nghiệp.
Zoho mang đến hệ sinh thái toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình vận hành, không dừng ở quản lý nhân sự, công việc, các hoạt động nội bộ, Zoho mang đến nhiều giải pháp với tính liên kết liền mạch, đảm bảo các nguyên tắc mà Six Sigma đề ra. Trải nghiệm các ứng dụng Zoho theo nhu cầu riêng của bạn, tìm hiểu thêm về hệ sinh thái Zoho tại đây.
Comments