KRA là gì? Các bước xây dựng KRA hiệu quả tại doanh nghiệp

Bên cạnh KPI, một trong những chỉ số quan trọng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong các hoạt động quản lý hiệu suất là KRA. Hiểu và ứng dụng giá trị đo lường này đúng cách mang lại những hệ quả tích cực về hiệu suất, cộng tác và quản lý.

Trong bài viết dưới đây, Zoho sẽ điểm qua những nội dung quan trọng như KRA là gì, so sánh cùng chỉ số khác. Đồng thời, bạn đọc có thể hiểu và ứng dụng thực tiễn trong quá trình quản lý hoạt động hiệu suất của doanh nghiệp.

Tìm hiểu tổng quan về KRA

KRA là gì?

KRA (Viết tắt của Key Result Area) được ra đời nhằm chỉ định những khía cạnh, phạm vi kết quả mang tính chất quan trọng mà mỗi đội nhóm, cá nhân cần đầu tư và tập trung để hoàn thành hiệu quả mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Đây là thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong quản lý hiệu suất và đánh giá kết quả trong tổ chức, phòng ban, đội nhóm hoặc cá nhân. Tuỳ từng giai đoạn, lĩnh vực kinh doanh, định hướng hoạt động mà mỗi vị trí công việc sẽ sở hữu từ 3-5 KRA phục vụ quá trình đánh giá.

Với giá trị này, mỗi cá nhân hoặc đội nhóm dễ dàng xác định và nhận thức được vai trò của họ trong dự án và tổ chức thông qua những tóm tắt về kết quả hiệu suất được chỉ định.

Vì vậy, KRA dần trở thành một thước đo để cấp quản trị dễ dàng nhìn nhận, thực hiện các phân tích, và đánh giá hoạt động đạt được từ đó đưa ra những chính sách và chiến thuật phù hợp.

Các ví dụ về KRA trong doanh nghiệp

KRA mỗi vị trí công việc sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như môi trường, ngành nghề, định hướng,... Bên dưới là một số ví dụ thực tiễn về cách ứng dụng KRA với một số chức vụ, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm này.

Ví dụ 1: Vị trí Giám đốc quan hệ khách hàng

KRA: Nâng cao mối quan hệ khách hàng 10% trong vòng 3 tháng.

Mục tiêu:

• Cải thiện tỷ lệ hài lòng của khách hàng lên 15%, các đánh giá được đo bằng hình thức khảo sát.

• Đề xuất ứng dụng các kênh Marketing tốt và hiệu quả hơn nhằm giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng.

• Giảm thời gian phản hồi trung bình với khách hàng xuống còn 20%.

Ví dụ 2: Vị trí Giám đốc bán hàng cấp cao

KRA: Tăng doanh thu thêm 1000 USD trong Quý 1.

Mục tiêu:

• Xác định các cơ hội bán hàng mới trong tệp khách hàng hiện hữu.

• Phối hợp với đội ngũ Marketing nhằm tạo các chiến dịch tiếp thị hiệu quả với mục tiêu tiếp cận và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

• Trao tặng nhiều ưu đãi có thời hạn trong mùa lễ hội

Ví dụ 3: Vị trí Nhân viên phát triển chương trình giảng dạy

KRA: Mang lại sự đổi mới trong thiết kế chương trình giảng dạy nhằm tạo động lực và thu về kết quả học tập tốt hơn, hướng đến cải thiện số lượng và tần suất tham gia chương trình ở học viên.

Mục tiêu:

• Giới thiệu trò chơi điện tử trong thiết kế chương trình giảng dạy để tạo ra trải nghiệm học tập mang tính tương tác cao.

• Giới thiệu các phương pháp học tập thực tế thúc đẩy tư duy phản biện.

• Giới thiệu những phương pháp mới giúp học sinh trải nghiệm nội dung học tập sinh động hơn thông qua công nghệ Thực tế tăng cường (AR).

Ví dụ 4: Vị trí Kế toán

KRA: Xây dựngngân sách chiến lược cho Quý 1.

Mục tiêu:

• Phân bổ ngân sách, duy trì chi phí hành chính thực tế trong phạm vi tỷ lệ chi phí đã ấn định trong ngân sách trước đó.

• Hoàn thành khóa học về Chiến lược lên ngân sách doanh nghiệp hiệu quả.

Ứng dụng KRA thực tế trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp lựa chọn KRA như một thước đo nhằm đánh giá nhân viên và các hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Nhưng không dừng ở đó, đây còn được xem là một phương pháp hiệu quả nhằm thúc đẩy và khích lệ tinh thần làm việc của đội ngũ qua các ứng dụng cụ thể như:

Đẩy mạnh hiệu suất và hiệu quả công việc

Nhân viên có thể nhận thức tốt được vai trò và nhiệm vụ của họ trong dự án, công việc tổ chức. Việc hiểu rõ những trách nhiệm cần thực thi và kết quả kỳ vọng mà tổ chức đặt ở họ, nhân viên có thêm động lực làm việc và tạo ra kết quả tốt hơn.

Đánh giá năng lực làm việc một cách công bằng

Ngoài việc ứng dụng trong việc đánh giá hiệu suất nói chung, KRA còn được xem là thang đo hiệu quả và rõ ràng nhằm đánh giá, ghi nhận và khen thưởng từng cá nhân hoặc đội nhóm một cách khách quan qua các thành tựu họ đã hoàn thành.

Nâng cao trải nghiệm làm việc

Quy trình và vai trò làm việc rõ ràng, sự cố gắng được ghi nhận, cảm giác liên kết và cống hiến cho mục tiêu tổ chức,... là những điều tạo nên trải nghiệm tích cực của nhân viên cùng doanh nghiệp qua hệ thống đánh giá này.

Quản lý các nguồn lực hợp lý

Quá trình quản lý hiệu quả thể hiện ở đa dạng khía cạnh, trong đó nguồn lực về thời gian và con người đóng vai trò quan trọng và rõ ràng nhất.

Ứng dụng KRA trong quá trình quản lý, các mốc thời gian dễ dàng được thiết lập giúp người quản lý và cá nhân phụ trách phần việc dễ dàng theo dõi và hoàn thành đúng hạn. Ngoài ra, nguồn nhân lực với các trách nhiệm tương ứng dễ cập nhật và quản lý công việc cá nhân hiệu quả.

Đây đồng thời được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực trên phương diện quản lý về ngân sách, tài sản và hơn thế nữa.  

Xây dựng KRA bao gồm những bước nào?

Quy trình thiết lập KRA yêu cầu sự đầu tư chỉn chu. Đối với mỗi doanh nghiệp, các giá trị đo lường được xác định khác nhau tuỳ thuộc vào định hướng phát triển, chiến lược, văn hoá, lĩnh vực hoạt động,...

Bên dưới là các bước cần thiết mà hầu hết doanh nghiệp đều trải qua nhằm tiến hành xây dựng KRA hiệu quả.

Bước 1: Đánh giá tình hình chung

Hiểu và đánh giá tổng quan về các hoạt động đang diễn ra tạo điều kiện thúc đẩy quá trình ra quyết định tốt hơn. Vì vậy, bước đầu tiên trong quy trình yêu cầu người ra quyết định cần hiểu vai trò của cá nhân và đội nhóm đang đảm nhiệm.

Ngoài ra, thực trạng của các nhiệm vụ và các giá trị hoạt động khác cũng được bao gồm trong quá trình đánh giá. 

Bước 2: Chia sẻ và thảo luận cùng cấp trên

KRA sẽ đi cùng mỗi cá nhân suốt một hành trình dài. Vì vậy, việc lựa chọn phạm vi và hoạt động mỗi cá nhân sẵn sàng đảm nhiệm đóng vai trò quan trọng.

Để xác định các phạm vi đo lường và mục tiêu phù hợp, bạn có thể dựa trên những đánh giá tình hình thực tế, mong muốn cá nhân và tổ chức, sau đó đưa ra các đề xuất chủ động hoặc trao đổi cùng cấp trên.

Đặc điểm của KRA là sự khách quan, rõ ràng và thống nhất giữa các cấp. Do đó, mỗi cá nhân có thể tận dụng thời điểm này thành cơ hội nhằm nói lên quan điểm bản thân và xây dựng một thang đo hợp lý cho hành trình xây dựng nghề nghiệp về lâu dài.

Bên dưới là một vài câu hỏi giúp xác định KRA một cách rõ ràng:

• Vị trí của tôi hiện tại là gì? Tôi đã và đang làm tốt việc gì? Tôi muốn phát triển khía cạnh nào?

• Tôi có thể làm gì để mang lại giá trị cho tổ chức mình đang gắn bó?

• Những công việc nào tôi có thể uỷ quyền cho người khác?

Bước 3: Xác định trách nhiệm và vai trò cụ thể

Sau quá trình đánh giá và thảo luận, giờ đây bạn đã rõ ràng hơn về những mong muốn của bản thân và tổ chức.

Bước tiếp theo trong quá trình này là việc phác thảo các nhiệm vụ một cách cụ thể. Việc này nhằm đảm bảo bạn đã hiểu rõ và thống nhất về các khía cạnh, vai trò và trách nhiệm đã được đề ra.

Với những giá trị đã được thống nhất, bạn có thể thể hiện chúng dưới dạng văn bản và lưu trữ nhằm phục vụ quá trình đánh giá và điều chỉnh phù hợp sau này.

Bước 4: Xây dựng KPI bổ trợ cho quá trình đo lường KRA

Như đã đề cập trước đó, KRA chỉ những lĩnh vực và phạm vi thể hiện trách nhiệm, vai trò mà một cá nhân đảm nhiệm. Để có thể đo lường một cách hiệu quả, KPI ra đời như một sự hỗ trợ đắc lực giúp KRA thể hiện rõ hơn vai trò của mình trong đánh giá hiệu suất.

Do đó, bạn có thể đặt ra các tiêu chí KPI dựa trên từng KRA tương ứng nhằm đánh giá hiệu suất hoạt động và theo dõi mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Các giá trị đo lường sau khi được xác định có thể được điều chỉnh qua quá trình đánh giá định kỳ giữa người thực thi và người quản lý.

Mục tiêu chính của bước này nhằm theo dõi và đánh giá hiệu suất thực hiện dựa trên những thông tin đã thống nhất từ ban đầu, đồng thời đưa ra các điều chỉnh kịp thời giúp tối ưu mục tiêu cuối cùng dành cho tổ chức.

Sự khác biệt giữa KRA và KPI

Khi bàn về hiệu suất, doanh nghiệp thường nhắc đến nhiều chỉ số trong đó có KRA và KPI. Mỗi chỉ số đều hướng đến mục tiêu mang về những đánh giá khách quan và chính xác về quá trình hoạt động.

Tuy vậy, mỗi chỉ số đều đóng một vai trò riêng với nhiều sự khác biệt trên phương diện đánh giá hiệu suất hoạt động.

Bên dưới là những khía cạnh giúp bạn nhìn nhận rõ hơn về KRA và KPI, đồng thời ứng dụng chúng phù hợp trong từng hoàn cảnh.

#1. Khái niệm

KRA - Key Result Area là công cụ để xác định các khía cạnh và lĩnh vực phù hợp với từng cá nhân và tổ chức trong hoạt động kinh doanh.

KPI - Key Performance Indicator bao gồm các chỉ số một cách chi tiết nhằm giúp người thực thi và quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất hoạt động.

#2. Mục đích hoạt động

KRA giúp người thực thi nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong một dự án hoặc một mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định.

Đối với KPI, vai trò của các thông số này mang tính chất chi tiết và định lượng hơn, giúp người thực thi và quản lý nhìn được thực trạng, so sánh và đánh giá nhanh chóng.

#3. Thời gian thực thi

Cả KRA và KPI đều có thể điều chỉnh theo thời gian nhưng KRA được đề xuất và thực thi trong thời gian dài hạn, trong khi KPI được đánh giá trong ngắn hạn và yêu cầu sự giám sát liên tục.

#4. Khả năng ứng dụng

KRA được dùng cho tất cả tổ chức thuộc đa dạng quy mô và lĩnh vực, nhằm xây dựng tính định hướng và mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp. KRA được dùng nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động dựa trên các chức năng và nhiệm vụ cụ thể.

Trong khi đó, KPI được sử dụng phổ biến hơn nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động một cách thường xuyên tại doanh nghiệp.

Để bạn có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt, sau đây là bảng tóm tắt so sánh KRA và KPI:

Ứng dụng KRA trong Zoho People

Vì sao cần phần mềm quản lý KRA?

Việc xây dựng, theo dõi và đánh giá KRA, mục tiêu, tiến độ tuy đóng vai trò quan trọng nhưng lại ngốn rất nhiều thời gian theo dõi và thực hiện.

Do đó, doanh nghiệp thường ứng dụng thêm các phần mềm quản lý hiệu suất nhằm tinh giản các quy trình quản lý hoạt động của nhân viên và linh hoạt đưa ra các đánh giá hiệu suất một cách chính xác.

Phần mềm ứng dụng KRA giúp các nhà quản lý xác định, theo dõi, quản lý và sắp xếp các hạng mục và mục tiêu cho nhóm của họ một cách hiệu quả.

Trên một phương diện khác, phần mềm quản lý không chỉ dành cho các nhà quản lý. Thay vào đó, các phần mềm được lập trình với cổng thông tin tự phục vụ và các tính năng linh hoạt cho phép nhân viên dễ dàng đánh dấu mục tiêu và KRA của riêng họ.

Quản lý KRA trong Zoho People

Zoho People là hệ thống quản lý nhân sự trên nền tảng đám mây, được phát triển bởi đội ngũ Zoho nhằm xây dựng và duy trì đội ngũ hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây là nền tảng giúp thúc đẩy quá trình quản lý nhân sự trở nên linh hoạt, dễ thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc.

Ngoài ra, Zoho People cung cấp hệ thống quản lý hiệu suất có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể chỉ định mục tiêu, bộ kỹ năng và năng lực và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.

Tận dụng lợi thế nguồn dữ liệu sẵn có của nhân viên trên hệ thống, Zoho People có thể giúp người quản lý và các cá nhân trong tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc và trực quan hoá mọi khía cạnh của hiệu suất phục vụ cho quá trình phân tích.

Công cụ còn cho phép mỗi cá nhân tự thiết lập và vạch ra các mục tiêu và đề xuất KRA phù hợp với cấp quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với các bước thiết lập thang đo đánh giá hiệu suất trong doanh nghiệp đã được đề cập trước đó.

Các vai trò và trách nhiệm đồng thời sẽ được ghi nhận tự động, linh hoạt theo dõi và đánh giá theo thời gian.

Dưới góc độ người quản lý, quá trình theo sát và quản trị trở nên dễ dàng và trực quan hơn nhờ các số liệu được thể hiện rõ ràng, minh bạch bằng ma trận 9 ô, dữ liệu đánh giá, bộ kỹ năng và các báo cáo khác được xây dựng sẵn có trong Zoho People.

Ngoài tính năng đánh giá hiệu suất cùng KRA kể trên, Zoho People còn nhiều tính năng khác hỗ trợ quá trình quản lý và đánh giá hoạt động của nhân viên như đánh giá hiệu suất liên tục, phản hồi 360 độ, ...

Tìm hiểu thêm nhiều khả năng quản lý nhân sự linh hoạt và đột phá tại đây.

Lời kết

KRA được lựa chọn phổ biến nhằm đánh giá hiệu suất hiệu quả, nhờ vậy các tổ chức doanh nghiệp có thể dựa vào các giá trị để xác định liệu các chiến lược đã và đang thực thi có thực sự hiệu quả và đi đúng hướng.

Zoho People không những là nền tảng thông minh giúp quản lý nhân lực hiệu quả, công cụ còn có khả năng hỗ trợ đánh giá hiệu suất cùng KRA cho mọi doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực và hiệu suất làm việc, Zoho People chính là sự lựa chọn phù hợp.

Được tin cậy bởi nhiều doanh nghiệp toàn cầu, Zoho mong muốn mang đến sự thịnh vượng và đóng góp một phần vào sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Đăng ký dùng thử miễn phí Zoho People ngay tại đây.