Email doanh nghiệp là phương tiện trao đổi thông tin phổ biến, thể hiện tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
Tuy vậy, việc quản lý email cần được chú trọng do liên quan đến tính bảo mật và hiệu suất làm việc. Quy trình phân bổ thông tin email hệ thống, nắm bắt thông tin chi tiết, soạn thảo nội dung chuyên nghiệp,... càng trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của AI.
Cùng khám phá ngay cách Zoho Mail giúp doanh nghiệp tăng cường bảo mật, quản lý email hiệu quả trong bài viết sau.
Vì sao cần sử dụng email doanh nghiệp?
Email doanh nghiệp đóng vai trò đại diện cho một doanh nghiệp với tên miền được đặt riêng cho doanh nghiệp sở hữu. Đây chính là cách mỗi công ty thể hiện tính chuyên nghiệp khi phản ánh danh tính của đơn vị và được xem là tài sản của công ty.
Nhiều doanh nghiệp ngày nay dần chuyển đổi từ việc sử dụng các tên miền phổ thông, mang tính cá nhân như @gmail.com, @hotmail.com sang domain email doanh nghiệp @tendoanhnghiep.com chẳng hạn, nhằm tăng độ tin cậy với đối tác, khách hàng trong quá trình trao đổi thông tin.
Nhiều lý do được đề cập cho sự chuyển đổi này bao gồm:
#1. Xây dựng độ tin cậy cho doanh nghiệp
Tên email doanh nghiệp chính là một trong những yếu tố tiếp cận đầu tiên trong một cuộc trao đổi, người nhận email dễ dàng xem thông tin này được gửi đến từ ai và đánh giá liệu email gửi đến có độ uy tín hay không.
Một email với tên miền rõ ràng thể hiện phần nào về doanh nghiệp có sự đầu tư chỉn chu trong khâu thương hiệu. Chính điều này giúp tăng cường khả năng người nhận mail thực hiện các bước tiếp theo như đọc, xem xét và phản hồi nội dung.
Vì vậy, độ tin cậy cao giúp tăng cơ hội người đọc email tương tác với thông tin và thông điệp mà doanh nghiệp truyền tải, nhờ vậy dễ dàng đến gần với mục đích kinh doanh hơn.
#2. Nâng cao độ uy tín của email
Độ uy tín của email được thể hiện qua hai khía cạnh chính bao gồm độ tin cậy với người nhận và tính xác thực trên các hệ thống.
Điều này có nghĩa, các email doanh nghiệp tạo sự tin tưởng ngay từ đầu với người nhận thông tin qua cách thiết lập các tên miền chuyên nghiệp.
Các hệ thống email doanh nghiệp được lập trình thông minh nhằm ngăn chặn và hạn chế thư rác (spam), giúp hộp thư tiếp nhận các thông tin chính xác và quan trọng dành cho công việc.
Ngoài ra, những email với domain doanh nghiệp được phát triển và đảm bảo an toàn thông tin nhờ lớp hàng rào bảo mật mạnh mẽ giúp ngăn chặn sự phá hoại đến từ các mail rác hoặc phần mềm độc hại.
Ở một khía cạnh khác, email này sẽ giúp công ty giảm được rủi ro bị các hệ thống nhận mail khác xếp vào dạng thư quảng cáo, spam,... Nhờ vậy, quá trình truyền tải thông điệp thuận lợi hơn.
#3. Quá trình quản lý thông tin hoàn thiện
Khác với các dịch vụ email phổ thông, email doanh nghiệp mang đến nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao giúp quá trình quản lý thông tin tổ chức hệ thống và hiệu quả hơn.
Các tính năng mạnh mẽ đến từ email doanh nghiệp mà hầu hết các công ty nào cũng cần cho quá trình quản lý như tạo thư mục, quản lý lịch trình làm việc, chia sẻ tài liệu, sắp xếp email, theo dõi thông tin,...
Đối với nhiều đơn vị cung cấp, email doanh nghiệp có thể tích hợp cùng trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm tối ưu hoá các hoạt động quản lý, hỗ trợ quá trình tìm kiếm, soạn thảo thông tin và nhiều hơn thế. Nhiều doanh nghiệp đã tận dụng sức mạnh AI và ứng dụng các tính năng hữu ích của phát minh này vào quá trình quản lý email một cách hoàn thiện.
Sự ra đời của AI trong quản lý email doanh nghiệp
AI và email doanh nghiệp
Quản lý email doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ thường xuyên nhưng quan trọng nhất trong môi trường làm việc hiện đại.
Dù bạn đang trong trạng thái thực hiện hành động trả lời email khẩn cấp, trò chuyện cùng đối tác/khách hàng hay quản lý các tác vụ hàng ngày, email thường tiêu tốn một lượng thời gian đáng kể.
Để có thể tối ưu thời gian trong các tác vụ email, trí tuệ nhân tạo AI đã được ứng dụng trong lĩnh vực này. Được đào tạo kỹ lưỡng với lượng data lớn, AI có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp tự động hoá tác vụ, gợi ý và dự đoán nhanh xử lý tình huống.
Nhờ vậy, dù đối diện với thị trường cạnh tranh và tốc độ chuyển đổi số nhanh chóng, ứng dụng công nghệ AI giúp nhiều doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh những vẫn đảm bảo tối ưu mặt hiệu suất.
Trước đây, quản lý email bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như soạn thảo phản hồi email, cài đặt các nhắc nhở, quản lý danh bạ, v.v. Nhưng giờ đây, nhiều quy trình trong số này được tự động hóa hướng đến tối ưu được lượng thời gian.
Đội ngũ nhân sự trong quá trình làm việc có thể bỏ qua những đầu việc không tên, và tập trung nhiều hơn vào các công việc mang lại giá trị quan trọng.
Cơ chế AI hoạt động trong email doanh nghiệp
AI được lập trình với khả năng học hỏi và thích ứng từ các thói quen của người dùng, nhờ vậy có thể đưa ra các đề xuất làm việc phù hợp và hiệu quả.
AI giúp quy trình làm việc được cá nhân hoá thông minh và tuỳ biến, giúp đảm bảo nền tảng email trở nên linh hoạt, phù hợp hơn với từng ngữ cảnh và đối tượng sử dụng.
Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào Zoho Mail là một ví dụ rõ ràng về sự thay đổi này. Từ các đề xuất hành động ngay lập tức, đến việc tạo phản hồi tự động, AI của Zoho Mail luôn hướng đến mục tiêu giúp nhân viên tổ chức hoàn thành nhiều việc hơn.
Zoho Mail ứng dụng AI mạnh mẽ như thế nào?
Sự xuất hiện của AI làm thay đổi cục diện cách doanh nghiệp trao đổi và quản lý thông tin giao tiếp qua email.
Trí tuệ nhân tạo tích hợp trong các hoạt động email doanh nghiệp không đơn thuần là sự tự động hóa, mà đó còn là việc thực hiện các thao tác và nhiệm vụ một cách tự động và thông minh.
Không đứng ngoài xu thế hiện có, Zoho Mail tiên phong trong việc ứng dụng AI trên nền tảng soạn thảo giúp việc quản lý email trở nên thông minh và thuận tiện hơn.
Zoho Mail không đơn thuần là một nền tảng email hoạt động truyền thống. Công cụ này được phát triển mạnh mẽ và liên tục, kết hợp giữa các khả năng vượt trội của ZIA (Trợ lý AI của Zoho) và OpenAI được tích hợp sẵn giúp nâng cao cách các tổ chức quản lý email doanh nghiệp của mình.
Những tính năng AI này không chỉ giúp tăng cường trải nghiệm email mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng giao tiếp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian để tập trung vào các tác vụ thực sự quan trọng và cần thiết.
Khả năng AI sẵn có trong Zoho Mail
Zoho Mail được tích hợp nhiều tính năng hướng đến việc đơn giản hóa các tác vụ hàng ngày trong quản lý email doanh nghiệp. Các tính năng này thân thiện người dùng, đảm bảo quy trình giao tiếp nhạy bén và hạn chế xử lý thủ công các chi tiết nhỏ.
Cùng khám phá trợ lý AI được phát triển bởi Zoho cùng các tính năng đột phá của công cụ này khi được tích hợp vào Zoho Mail:
#1. Đề xuất quy trình tự động và thông minh
Yêu cầu trả lời email khẩn cấp là trường hợp phổ biến diễn ra trong quá trình quản lý email doanh nghiệp.
Thay vì phải chuyển đổi giữa email, lịch làm việc và danh sách các tác vụ trong ngày, AI của Zoho Mail hỗ trợ tự động đề xuất nội dung, tạo lời nhắc hoặc thêm cuộc họp vào lịch. Tính năng này giúp bạn bỏ qua các giai đoạn soạn thảo thủ công và tập trung thời gian chuẩn bị cho cuộc họp khác quan tọng hơn.
Các cụm từ thường xuất hiện trong email doanh nghiệp như "hẹn" hoặc "đính kèm" cũng sẽ được AI ghi nhận. Nhờ vậy, AI sẽ kích hoạt Zoho Mail nhắc bạn thực hiện các hoạt động liên quan đến từ ngữ được đề cập như lên lịch sự kiện hoặc đính kèm tài liệu.
Vì vậy, chính những hỗ trợ kịp thời và phù hợp này giúp hệ thống email doanh nghiệp trở thành một trợ lý làm việc thông minh và không thể thiếu trong môi trường làm việc.
#2. Chỉn chu trong khâu gửi liên hệ email
Một trải nghiệm khác trong quá trình gửi email là bạn có thể quên bao gồm một liên hệ quan trọng. Nhưng giờ đây, nhờ sự hỗ trợ của AI, Zoho Mail có khả năng gợi ý các liên hệ hoặc nhóm liên hệ thường dùng dựa trên những mẫu email mà bạn từng gửi trước đây.
Nhờ đó, dù bạn đang chuẩn bị gửi báo cáo hàng tuần hay thông báo bản cập nhật của dự án, AI của Zoho giúp đảm bảo rằng không ai vô tình bị bỏ sót. Do đó, các hoạt động thông báo và truyền đạt cập nhật qua công cụ email sẽ được tăng cường tính nhất quán hơn.
Tính năng này đặc biệt có giá trị đối với các email theo nhóm nhờ giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố bỏ lỡ thông tin người nhận. AI liên tục học hỏi từ thói quen gửi email của từng chủ thể gửi, hỗ trợ tăng cường giao tiếp hiệu quả hơn và hạn chế sai sót.
#3. Trợ lý quản lý email doanh nghiệp thông minh
Công việc chồng chất hàng ngày dẫn đến khó khăn trong khâu quản lý là điều khó tránh khỏi. Trợ lý AI được tích hợp trong Zoho Mail sẽ giúp giải quyết vấn đề này nhanh chóng nhờ tính năng cho phép người dùng kiểm soát các hoạt động ngay trong hòm thư.
Mỗi cá nhân dùng email có thể thêm nhiệm vụ từ email hay bắt đầu cuộc gọi nhanh với đồng nghiệp, AI sẽ đơn giản hóa quy trình bằng cách tập trung hoá tác vụ trên một nền tảng duy nhất của email mà không cần chuyển đổi sang công cụ khác.
Do đó, các hành động công việc tập trung sẽ giúp nhân viên duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.
#4. Giao tiếp xuyên biên giới dễ dàng
Khi thế giới ngày càng kết nối chặt chẽ hơn, các doanh nghiệp hoạt động xuyên biên giới, giao tiếp ngôn ngữ được xem là một trong những khó khăn trong quá trình hoạt động.
Vì vậy, tính năng dịch và chuyển đổi ngôn ngữ của Zoho Mail cho phép doanh nghiệp dễ dàng giao tiếp hiệu quả với bất kỳ ngôn ngữ nào.
Thay vì sử dụng công cụ dịch thuật hoặc thực hiện các thao tác dịch thuật thủ công, AI của Zoho nhanh chóng phát hiện ngôn ngữ nước ngoài trong email và cung cấp bản dịch tức thì ngay trong giao diện email doanh nghiệp đó.
Đây được xem là trải nghiệm mới mẻ và cần thiết đối với các nhóm làm việc với khách hàng quốc tế, giúp rút ngắn khoảng cách trong ngôn ngữ giữa các doanh nghiệp hoạt động toàn cầu.
Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí dịch vụ. Trí tuệ nhân tạo đã giúp doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giao tiếp và giúp các nhóm làm việc một cách tập trung hơn.
#5. Đẩy nhanh tốc độ trả lời email doanh nghiệp
Tính năng đề xuất và hoàn thành tự động nội dung soạn thảo email giúp đẩy nhanh quá trình truyền tải nội dung.
Tính năng này giúp người làm giảm bớt áp lực khi liên tục phải quyết định nên viết gì nhờ khả năng dự đoán và gợi ý những từ tiếp theo phù hợp với ngữ cảnh người soạn thảo.
Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và duy trì sự mạch lạc và giọng điệu trong email. Đồng thời, tính năng này giúp đảm bảo duy trì các phản hồi một cách chuyên nghiệp, có cấu trúc hợp lý và thông tin nhất quán ngay cả khi hạn hẹp về mặt thời gian.
Doanh nghiệp có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn trong khi vẫn duy trì giao tiếp rõ ràng và súc tích, đặc biệt hữu ích cho các nhóm dịch vụ khách hàng hoặc với nhóm nhân viên cần xử lý khối lượng lớn email hàng ngày.
#6. Soạn thảo phản hồi dễ dàng
Tất cả chúng ta đều trải qua những khoảnh khắc khi việc soạn thảo trả lời email trở nên chán nản.
Các giải pháp AI của Zoho Mail cung cấp để xử lý vấn đề này như tạo bản nháp email đầy đủ dựa trên một vài lời nhắc ban đầu, gợi ý đề xuất câu trả lời,...
Cho dù bạn cần trả lời khách hàng hay tạo bản cập nhật dự án chi tiết, trợ lý AI của Zoho, sẽ giúp bạn soạn thảo email chuyên nghiệp và phù hợp mà không bị căng thẳng về mặt tinh thần.
Tính năng này giúp giảm đáng kể thời gian dành để soạn email từ ban đầu. Với sức mạnh của OpenAI, hệ thống giúp tạo ra bản nháp được trau chuốt với văn phong phù hợp và hỗ trợ ngay những ngôn ngữ ít phổ biến nhất.
#7. Tạo đa dạng các phiên bản nội dung
Đa dạng các phiên bản soạn thảo giúp cá nhân hoá và phù hợp về văn phong của chủ thể trong quá trình soạn thảo email.
Chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột, các yêu cầu đặt ra cho OpenAI được tích hợp vào Zoho Mail có thể tạo ra nhiều biến thể mới cho email của mình, người dùng hoàn toàn có thể tinh chỉnh cho đến khi có được thông điệp hoàn hảo.
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các chiến dịch email hoặc thông điệp tiếp cận khách hàng cụ thể, trong đó cách diễn đạt phù hợp sẽ mang sức ảnh hưởng quan trọng.
Ngoài ra, bằng cách tạo nhiều phiên bản, người dùng có thể dễ dàng so sánh và chọn nội dung hấp dẫn nhất mà không cần phải bắt đầu từ đầu.
#8. Tóm tắt nội dung nhanh gọn nhưng chính xác
Hộp thư đến cần một phương tiện hệ thống và đưa các đề xuất nội dung tóm tắt nhằm hệ thống hoá lại quy trình thông minh hơn.
Zia với sự hỗ trợ của OpenAI giúp Zoho Mail có thể tóm tắt các chuỗi email dài, theo ngôn ngữ sử dụng và lựa chọn thể hiện ra những điểm quan trọng nhất để người dùng nắm bắt nội dung nhanh chóng.
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các hệ thống email doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhiều dự án cùng lúc.
Bằng cách tóm tắt email, AI giúp doanh nghiệp luôn trong trạng thái kiểm soát hộp thư đến hiệu quả, từ đó hạn chế bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Tính năng này đồng thời thay đổi các người dùng tương tác với hộp thư đến qua việc biến thông tin chồng chất thành thông tin chi tiết có thể quản lý được.
Lời kết
Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và tạo độ tin cậy, cũng như tối ưu hoạt động trao đổi thông tin của doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên số, email đơn giản chưa đủ, vai trò của AI trong quản lý email doanh nghiệp càng được đẩy mạnh do những ứng dụng chuyên biệt và nâng cao của nó.
Bằng cách tích hợp Zia và OpenAI, Zoho Mail giúp giảm bớt gánh nặng cho các tác vụ email hàng ngày, cho phép bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng—giao tiếp, cộng tác và sáng tạo.
Khả năng AI của Zoho Mail giúp tăng hiệu quả và cải thiện chất lượng giao tiếp với khả năng hỗ trợ trực quan và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại cũng như hợp lý hóa quy trình làm việc.
Đối với những chuyên gia muốn duy trì sự ngăn nắp, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng, Zoho Mail không chỉ là một dịch vụ email—mà còn là một trợ lý thông minh, đáng tin cậy.
Tương lai của email đã ở đây và được hỗ trợ bởi AI! Nhận ngay tư vấn hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.
Comments