Zoho WorkDrive 5.0: الإرتقاء من تطبيق تعاوني للمحتوى إلى منصة ذكية لإدارة المحتوى

في ظلّ بيئة البيانات الحالية، تُواجه الشركات تحديًا لا يقتصر على إدارة كميات هائلة من البيانات غير المهيكلة فحسب، بل يشمل أيضًا استخلاص تقارير قيّمة من خلالها. وهنا يأتي دور ذكاء المحتوى، إذ يحوّل البيانات الثابتة إلى تقارير عملية، فمن خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والأتمتة، يُمكّن ذكاء المحتوى المنشآت من تحليل محتواها وتنظيمه وتعظيم قيمته. بدءًا من اكتشاف الأنماط في مجموعات البيانات الضخمة، وصولًا إلى تحسين التعاون واتّخاذ القرارات، يُزوّد هذا الذكاء الفرق بالأدوات اللازمة لإحداث تطوير في إدارة المحتوى.

في Zoho WorkDrive، تتمثل مهمتنا في مساعدة الشركات على تحويل البيانات غير المهيكلة إلى تقاير منظمة وقابلة للتنفيذ، وإطلاق العنان لكامل إمكانات معلوماتها لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وتعزيز الابتكار. مع WorkDrive 5.0، نخطو الخطوة الأولى نحو هذه الرؤية من خلال توسيع آفاق إدارة المحتوى.

بناءً على نجاح WorkDrive 4.0، الذي حسّن كفاءة الفريق وإمكانية الاتصال للعمل الهجين، تم تزويد WorkDrive 5.0بمزايا أكثر وأشمل، حيث يُمكّن هذا النظام الشركات من الاستفادة من الذكاء الاصطناعي، وأتمتة سير العمل، وتحسين تجارب المستخدمين، وتعزيز الأمان، وزيادة الإنتاجية.

رؤيتنا واضحة: تمكين المنشآت من العمل بذكاء وسرعة وأمان أكبر، مع تحسين كيفية إدارة المحتوى واستخدامه، وذلك من خلال:

1. أتمتة المحتوى

أتمتة سير عمل المحتوى

تُعدّ أتمتة العمليات وسيلةً مهمةً للشركات لتحسين الإنتاجية والكفاءة التشغيلية، وتم تزويد WorkDrive الآن بمُنشئ سير عمل مُتطور لتخطيط المهام المُتعلقة بالمحتوى وإدارتها وأتمتتها. تُلغي هذه الأتمتة الحاجة إلى المُتابعات اليدوية، وتُقلل من الأخطاء البشرية، وتُسرّع مسار المحتوى، وتُحسّن التعاون بين الفرق.

ملاحظة: أصبحت ميزة سير عمل WorkDrive مُدمجة الآن في تطبيقات التحرير فيZoho مثل، Zoho Writer وZoho Sheet وZoho Show لتعزيز التعاون والأتمتة في المستندات، وسيتم تفعيلها افتراضيًا لجميع المُشتركين الجدد، وستتوفر تدريجيًا للمنشآت التي لديها حسابات حالية ولم تستخدم سير عمل Zoho Writer من قبل.

لمساعدتك على البدء، يوفر WorkDrive ثلاث عمليات سير عمل يدوية محددة مسبقًا:

المراجعة

الموافقة

المراجعة والموافقة

تعرّف على المزيد حول إنشاء وتفعيل سير عمل مخصص لفريقك في WorkDrive

2. أمن البيانات

تصنيف البيانات الحساسة وحمايتها (DLP)

أصبحت المراجعة اليدوية لكل ملف أو مجلد لتصنيف البيانات الحساسة وتقييد الوصول إليها أمرًا من الماضي، نُقدّم سياسات منع فقدان البيانات (DLP) في WorkDrive، وهي طريقة ذكية لحماية معلوماتك المهمة. باستخدام هذه السياسات، يمكنك تحديد البيانات الحساسة وحمايتها، بما في ذلك معلومات التعريف الشخصية، وسجلات العملاء، والمستندات المالية، والملكية الفكرية، دع WorkDrive يُطبّق سياسات منع فقدان البيانات (DLP) تلقائيًا أو تحديد البيانات يدويًا لضمان حمايتها من الوصول غير المصرح به، لا يمكن إلّا لمسؤولي الفريق أو المسؤولين الرئيسيين تكوين سياسات منع فقدان البيانات (DLP) وإدارتها من لوحة تحكم المشرف.

3. ذكاء المحتوى

تجربة النسخ المدعوم بالذكاء الاصطناعي

يتم تحويل المحتوى المنطوق إلى نص باستخدام التعرّف التلقائي على الكلام، أو الكتابة البشرية، أو كلاهما، كما يُنشئ WorkDrive الآن نصوصًا لملفات الصوت والفيديو باستخدام Zia، مساعد الذكاء الاصطناعي المُدمج لدينا، وهذا يُحسّن من إمكانية البحث، وسهولة الوصول، وتجربة المستخدم.

تساعد عملية النسخ المنشآت على توثيق الاجتماعات، والندوات عبر الإنترنت، وجلسات التدريب، كما يُمكن لفريق دعم العملاء استخدامه لإنشاء مقاطع فيديو للندوات عبر الإنترنت مع التعليقات التوضيحية، والملاحظات، والتسميات التوضيحية لتحسين إمكانية الوصول، وتحسين محركات البحث (SEO)، ويُتيح إعادة استخدام المحتوى والتحرير السريع من خلال البحث النصي.

تعرّف على المزيد حول نسخ الصوت/الفيديو

4. التكامل

مستودع Zoho CRM المُدعَّم بـ WorkDrive

أصبح Zoho WorkDrive الآن مُتكاملاً بشكل وثيق مع Zoho CRM، مما يُحوّل عملية تخزين الملفات داخل CRM من نظام مُجزّأ إلى مساحة مركزية مُنظّمة، فقد اعتمد Zoho CRM في البداية على نظام الملفات الموزعة (ZFS) من Zoho لتخزين الملفات، ولكن مع تطور WorkDrive إلى نظام إدارة محتوى ذكي، أصبح الحل المركزي الأمثل. ومن خلال التكامل مع WorkDrive، يهدف Zoho CRM إلى توحيد إدارة الملفات وتقديم حل قابل للتطوير ومنظم وفعال للتعامل مع الملفات المتعلقة بـ CRM.

- المزايا الرئيسية لمستخدمي CRM:

تخزين مركزي - تُخزَّن ملفات CRM في مجلد فريق مُنظَّم لتحسين التعاون والتحكم وإمكانية الوصول.

صلاحيات دقيقة - تتوافق صلاحيات WorkDrive مع الوصول إلى سجلات CRM، وتُعزز الأمان، وتُبسط سير عمل مشاركة الملفات.

قابلية التوسع وتوفير التكاليف - تُقلل خطط التخزين المرنة في WorkDrive من الاعتماد على حدود التخزين المدمجة في CRM.

من خلال دمج Zoho CRM مع WorkDrive، يمكن لفريق المبيعات ربط سجلات العملاء بسلاسة بالمجلدات المخصصة في WorkDrive. ويمكنهم الوصول إلى الملفات ومشاركتها وتحديثها مباشرةً من واجهة CRM، مما يضمن توفّر أحدث الإصدارات دائمًا.

 تعرّف على المزيد حول تكامل Zoho CRM مع WorkDrive

5. الإنتاجية

تحسين التخزين باستخدام عناصر تحكم ذكية في إصدارات الملفات وحفظها

يحتفظ WorkDrive تلقائيًا بسجل الإصدارات في كل مرة يتم فيها تحديث ملف. ومع ذلك، فإن تخزين عدد كبير جدًا من الإصدارات قد يستهلك مساحة تخزين قيّمة بشكل سريع، والتي يمكن استخدامها لمستندات مهمة أخرى. باستخدام إعدادات الاحتفاظ بالإصدارات، يمكنك التحكم في عدد الإصدارات المحفوظة، مما يساعدك على تحسين التخزين والحفاظ على تنظيم الملفات. على سبيل المثال، عند قيام وكالة تسويقية بتحديث ملفات التصميم والفيديوهات الكبيرة باستمرار، قد تمتلئ مساحة التخزين بسرعة. ولكن  من خلال تحديد حدّ أقصى - مثل الاحتفاظ بأحدث خمسين إصدارًا فقط - يُمكن للمسؤول تحرير مساحة التخزين تلقائيًا مع الحفاظ على التحديثات الأخيرة. هذا يضمن إدارة تخزين فعّالة وسير عمل سلس للمشروع دون تكدّس إصدارات الملفات غير الضرورية.

تساعدنا ملاحظاتكم في دفع عجلة التحسين المستمر للمنصة، لذا يُرجى مراسلتنا على support@zohoworkdrive.com لأي استفسارات أو تعليقات أو أفكار.

يمكنكم أيضًا متابعتنا على منصات X وInstagram وLinkedin وFacebook وQuora للاطّلاع على آخر أخبار WorkDrive وتحديثات المنتجات.