移行方法

このヘルプ記事では、既存のデータを取り込むことでデータ入力にかかる時間と労力を節約し、二重入力を避ける方法を説明します。他の注文管理プラットフォームを使用していても、Excelシートでデータ管理をしていても、どのような方法であっても、Zoho Inventoryへの移行をスムーズに行うことができます。

具体的な移行方法については、以下で説明します。

前提条件

既存のデータをZoho Inventoryにインポートするには

• ファイルには、サンプルファイルと同じパターンのデータと項目が関連付けのために必要です。
• インポートするファイルは、.csv（カンマ区切り値）または.tsv（タブ区切り値）形式である必要があります。

タブの概要

インポートおよびエクスポートできるタブの概要を見てみましょう。

• 連絡先：画面左側メニューの［連絡先］タブ→メニューアイコン→連絡先の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 連絡先担当者：画面左側メニューの［連絡先］タブ→［メニューアイコン］→連絡先担当者の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 商品：画面左側メニューの［商品グループ］タブ→メニューアイコン→商品の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 受注書：画面左側メニューの［受注書］タブ→メニューアイコン→受注書の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 請求書：画面左側メニューの［請求書］タブ→メニューアイコン→請求書の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 請求書支払い：画面左側メニューの［請求書］タブ→メニューアイコン→支払いの［インポート／エクスポート］を選択します。
• 発注書：画面左側メニューの［発注書］タブ→メニューアイコン→発注書の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 受取請求書：画面左側メニューの［受取請求書］タブ→メニューアイコン→受取請求書の［インポート／エクスポート］を選択します。
• 為替レート：歯車（設定）アイコン→［通貨］→新規通貨ボタンの横の別の歯車アイコン→為替レートの［インポート／エクスポート］を選択します。
• 価格表：歯車（設定）アイコン→［価格表］→新規価格表ボタンの横の別の歯車アイコン→価格表の［インポート／エクスポート］を選択します。

ファイルの準備

• 一般的な在庫管理および会計プラットフォームには、それぞれのタブでデータを.csv、.xls、.tsv形式でエクスポートする機能があります。これまでに別のソフトウェアを使用して在庫を管理したことがある場合、そこからデータをエクスポートして、Zoho Inventoryアカウントにインポートするだけです。
• インポートをスムーズに進めるため、各タブのインポートページからZohoのサンプルファイルをダウンロードし、Excelファイルを同じ形式で準備しておくことをお勧めします。それをCSVファイルとして保存し、そのファイルをZoho Inventoryにインポートします。
• 詳細については、こちらをご参照ください。

データのインポート

タブのインポート手順には、主に3つのステップがあります。ファイルの選択と設定 →項目の関連付け → インポート前のデータのプレビューの3ステップです。

ヒント：ここでは、スクリーンショットのサンプルとして連絡先タブを使用しました。インポートの手順は、すべてのタブでだいたい同じです。

一般的な手順：

• インポートするタブ（［連絡先］、［商品］、［受取請求書］など）に移動します。
• 画面右上にあるメニューアイコンをクリックします。為替レートと価格表の場合は、画面上部の［+］ボタンの横にあるその他の歯車アイコンをクリックします。

• ドロップダウンから関連するタブの ［インポート］ を選択します。
• インポートページが開きます。

• インポートするファイルを選択します。（注：.csvまたは.tsv形式である必要があります)
• 必要な文字エンコーディングを選択します。初期設定ではUTF-8（Unicode）になります。
• 必要に応じて、ファイル区切り文字を選択します（コンマまたはセミコロン）。
• ［商品］タブには、［重複レコード］という追加機能があります。この機能を使用すると、既存の商品を更新する必要がある場合はいつでも、既存のファイルを上書きできます。この機能は、必要ない場合はスキップすることもできます。
• ［受注書］や［発注書］などの一部のタブには、自動番号生成機能があります。必要に応じて機能を使用します。
• ［次へ］ボタンをクリックします。
• 項目の関連付けページが開きます。

• Zoho Inventoryは、類似した項目を自動的に関連付けます。ただし、関連付けていない項目がある場合は、手動で関連付けすることができます。
• 次回も同じ関連付けの形式を使用する場合は、［選択した項目を、次回のインポート時に使用する。］チェックボックスのチェックを入れます。
• ［次へ］ボタンをクリックします。
• インポートのプレビューページが開きます。
• インポートの準備ができているすべての商品、スキップしたデータ、関連付けられていない項目のステータスをプレビュー画面から確認できます。
• 必要に応じて、［前へ］ボタンをクリックして変更することができます。
• インポートを進めるには、［インポート］ボタンをクリックします。

• ファイルはそれぞれのタブにインポートされ、クリックするだけで利用できます。