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Cómo elegir una dirección de correo electrónico profesional
¿Qué es una dirección de correo electrónico profesional?
Ya que todo sucede en línea y en la nube, cada persona tiene su propia cuenta de correo electrónico y lo utiliza para todas sus comunicaciones. Nuestra dirección de correo electrónico se ha convertido en nuestra identidad en línea y en la base de todos los servicios personales y laborales que utilizamos. Por eso, es fundamental que tengamos diferentes direcciones de correo electrónico para diferentes fines, ya sean de comunicación personal o profesional. Nuestra dirección de correo electrónico profesional debe utilizarse únicamente para comunicaciones relacionadas con el trabajo y para relaciones de negocios.
Una dirección de correo electrónico profesional es la que se utiliza principalmente para mantener comunicación con socios comerciales, colegas, clientes y socios. Sólo si esta dirección incluye el dominio personalizado que se ha registrado para una empresa, será una dirección de correo electrónico profesional. Una dirección de correo electrónico profesional tiene un dominio personalizado. En otras palabras, una dirección de correo electrónico profesional es aquella que tiene el nombre de una empresa, en forma de nombre de dominio.
¿Cuáles son los beneficios de una dirección de correo electrónico profesional?
Cuando creas una cuenta de correo electrónico de proveedores de servicios de correo electrónico populares con un dominio genérico, puedes elegir un nombre elegante o incluso un acrónimo divertido para tu dirección de correo electrónico personal. Sin embargo, cuando se trata de comunicaciones de negocios, tu dirección de correo electrónico y la dirección de correo electrónico de tus empleados no deben ser casuales. Seguir las reglas de etiqueta del correo electrónico, además de tener una dirección de correo electrónico profesional, ayuda a escribir un correo electrónico eficaz, proyectar profesionalismo y promocionar tu marca.
Tu dirección de correo electrónico debe basarse en tu dominio y también tener un toque profesional. Una dirección de correo electrónico profesional te proporciona los siguientes beneficios:
- Reconocimiento de marca
- Genera confianza
- Autenticidad
- Confiabilidad
- Facilita el ser recordado
- Mejor capacidad de entrega y reputación
¿Cómo elegir una dirección de correo electrónico profesional?
Para mantener la coherencia al crear las cuentas de correo electrónico y garantizar que cada empleado tenga una dirección de correo electrónico profesional, es necesario planificar y determinar el formato.
Ejemplos de una dirección de coreo electrónico profesional
Algunos de los formatos más populares y comunes:
nombre.apellido@dominio.com
Ejemplo: peter.parker@zylker.com.
Este es uno de los formatos de correo electrónico más utilizados en todo el mundo. Este tipo de dirección de correo electrónico suena profesional ya que incluye tanto el nombre como el apellido. En una organización, incluso si hay varias personas con el mismo nombre, la posibilidad de que se comparta el mismo apellido es mucho menor y, por lo tanto, hace que la conexión entre el usuario y la dirección de correo electrónico sea menos ambigua. Este formato es adecuado para organizaciones de todos los tamaños. Incluso en el caso de nuevas empresas o pequeñas empresas, esto ayudará en la planificación a largo plazo y ayudará a evitar conflictos si la organización crece sustancialmente.
nombre.inicial@dominio.com
Ejemplo: peter.p@zylker.com.
Este es otro formato popular que utilizan organizaciones de todo el mundo. Se prefiere este formato de dirección de correo electrónico porque es personal y fácilmente recordable, ya que es corto e incluye el nombre del usuario. Sin embargo, puede haber conflictos cuando las personas tienen apellidos que comienzan con las mismas iniciales. La mayoría de los administradores prefieren este formato y utilizan la forma abreviada del segundo nombre o dos letras del segundo nombre para evitar conflictos.
Ejemplo: peter.pk@zylker.com,
peter.pa@zylker.com cuando hay dos Peter Parker en la misma organización.
nombre@dominio.com
Ejemplo: peter@zylker.com.
Los clientes y los contactos comerciales podrán identificar fácilmente a la persona que envió el correo electrónico y conectarse con ella. Esto es ideal y muy adecuado para nuevas empresas y pequeñas empresas con 10 usuarios o menos. Sin embargo, a medida que la empresa/organización crece, puede haber conflictos basados en los nombres de usuario y esta confusión se vuelve aún más compleja cuando ambos tienen roles de cara al cliente. También causa confusión en los correos electrónicos internos cuando hay varias personas con el mismo nombre. Este formato es muy popular sólo porque las direcciones son fáciles de recordar.
En el caso de organizaciones más grandes, en lugar de asignar direcciones de correo electrónico en este formato a todos los usuarios, aquellas que estén en este formato se pueden asignar como alias de correo electrónico a personas destacadas de la organización. Tener una dirección de correo electrónico como alias les ayudará a mantener privada su dirección de correo electrónico principal y, por lo tanto, diferenciar fácilmente los correos electrónicos internos e importantes de los correos electrónicos no deseados que reciben.
¿Cómo crear una dirección de correo electrónico profesional para todos los usuarios que utilizan Zoho Mail?
Para crear una dirección de correo electrónico profesional con tu dominio, primero debes configurar tu dominio con Zoho. Una vez que termines de verificar tu dominio con Zoho Mail, deberás agregar usuarios para crear sus cuentas de correo electrónico. En caso de que aún no tengas un dominio, puedes comprarlo en Zoho. Los dominios registrados a través de Zoho ya están completamente configurados y se pueden utilizar al instante. Puedes comenzar a agregar usuarios directamente.
Zoho Mail admite múltiples formas de crear y elegir direcciones de correo electrónico profesionales para los usuarios
- Puedes agregar usuarios uno por uno proporcionando su nombre, apellido y la dirección de correo electrónico que se creará junto con la contraseña que deben usar para iniciar sesión. Este método es el preferido para crear 10 usuarios o menos.
- Sin embargo, incluso si hay que crear más de 5 cuentas de usuario, se recomienda utilizar 'Importar desde CSV' para crear usuarios a partir de los detalles cargados desde un archivo CSV.
- Puedes utilizar las opciones “Importar” disponibles para Importar usuarios desde el CRM u otros servicios de Zoho, o importar directamente desde GSuite.
Direcciones de correo electrónico grupales: direcciones de correo electrónico profesionales basadas en funciones/propósitos
Otro aspecto importante que a menudo se pasa por alto al crear una dirección de correo electrónico es la dirección con un propósito específico. A medida que la organización crece, se recomienda utilizar direcciones de correo electrónico genéricas o basadas en propósitos como contacto@dominio.com, soporte@dominio.com, info@dominio.com, etc., que se adapten a propósitos específicos. Esto garantizará que incluso si los empleados abandonan la organización, las direcciones de correo electrónico para propósitos importantes como contact@ seguirán funcionando. En las etapas iniciales de una organización, la responsabilidad de soporte, ventas, etc. es a nivel individual, y la comunicación ocurre desde el cliente o el cliente potencial a la persona directamente. Sin embargo, para que la comunicación sea más estándar y profesional, es mejor asegurarse de que dichas direcciones de correo electrónico sean direcciones de grupo genéricas administradas por un equipo en lugar de por individuos.
Práctica estándar para correos grupales:
Para tener una práctica estándar de comunicación profesional, se recomienda tener cuentas de correo electrónico genéricas basadas en grupos funcionales de la organización, basadas en su función. Los siguientes son algunas cuentas genéricas estándar que toda organización usa para sus funciones organizacionales.
Públicas - Cuentas de correo grupales externas:
Las direcciones de correo electrónico externas o públicas generalmente se utilizan para brindar opciones para que los contactos externos de las organizaciones se comuniquen con las diferentes funciones de la organización. Al configurar estas cuentas, los administradores deben asegurarse de que las cuentas del grupo tengan permiso para recibir correos de cuentas externas. Además, los correos electrónicos enviados al grupo deben canalizarse adecuadamente al equipo en cuestión.
Ejemplos:
- soporte@dominio.com
- ventas@dominio.com
- info@dominio.com
- carreras@dominio.com
- consultas@dominio.com
- noticias@dominio.com
Organizacionales - Cuentas de correo grupales internas:
Las direcciones de correo electrónico de la organización o del grupo interno se utilizan para que los empleados de la organización interna lleguen a grupos internos y funciones internas destinadas a los empleados. Estas cuentas se pueden configurar con moderación para recibir correos electrónicos solo de los empleados de la organización.
Ejemplos:
- nomina@dominio.com
- consultasderh@dominio.com
- admindesistemas@dominio.com
- atencion-al-empleado@dominio.com
¿Cómo crear una dirección de correo electrónico profesional para todas las cuentas genéricas o listas de distribución usando Zoho Mail?
Para crear una dirección de correo electrónico profesional con tu dominio para cuentas genéricas o listas de distribución para tu dominio, necesitas crear un grupo de correo electrónico con acceso público. Consulta aquí las instrucciones detalladas sobre la creación y gestión de cuentas de correo electrónico de grupo con direcciones de correo electrónico profesionales en Zoho Mail.
Las siguientes son algunas de las funciones más útiles cuando se crean cuentas grupales basadas en dominios en Zoho Mail:
- Puedes agregar múltiples miembros y asignar múltiples moderadores para cada grupo.
- El moderador tendrá privilegios de grupo para agregar más usuarios o cambiar la configuración de dicho grupo. El moderador también puede moderar los correos enviados al grupo y aprobar o rechazarlos.
- Los usuarios pueden mandar correos usando la dirección grupal. Esta función puede ser extendida por el administrador para todos los miembros del grupo o solo a miembros específicos del mismo.
- Cuando los usuarios envían correos electrónicos utilizando una dirección de correo electrónico de grupo, sus direcciones de correo electrónico individuales no quedarán expuestas al destinatario.
- El administrador puede activar la función de "Streams" para el grupo, seleccionando cuáles miembros pueden colaborar y comunicarse dentro del grupo, todo desde su bandeja de entrada.