elektronische Rechnungsstellung - Deutschland: Was es für Ihr Unternehmen im Jahr 2025 bedeutet

Seit 2011, als elektronische Rechnungen (eRechnungen) erstmals für Umsatzsteuerzwecke akzeptiert wurden, ist elektronische Rechnungsstellung in Deutschland anerkannt. Doch erst im Jahr 2020 wurde die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, die mit dem Bund Geschäfte machen, durch die E-Rechnungsverordnung zur verbindlichen Vorschrift. Diese Anforderung galt speziell für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G).

Mit der neuen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, das am 1. Januar 2025 in Kraft tritt, gilt die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen, auch solche jenseits öffentlicher Verwaltung. Das Format, die Methode sowie die Folgen der elektronischen Rechnungsstellung werden im Dokument des Bundesministeriums der Finanzen ausgeführt.

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt in Deutschland aufgrund der für 2025 angekündigten Pflicht erneut an Aufmerksamkeit. In diesem Artikel befassen wir uns mit der elektronischen Rechnungsstellung und damit, was die neue Pflicht für Unternehmen und Freiberufler in Deutschland bedeutet.

Was versteht man unter einer eRechnung?

Gemäß der Verordnung gilt ein Rechnungsformat als eRechnung, wenn es die folgenden Bedingungen erfüllt.

• Sollte in einem strukturierten elektronischen Format senden und empfangen können

• Ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments

• Genügen den Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 [https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/EN+16931+compliance]

Deutschland akzeptiert zur elektronischen Rechnungsstellung größtenteils die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format (eXtensible Markup Language), während beim ZUGFeRD-Format eine XML-Datei in ein PDF eingebettet ist. Dadurch ist das ZUGFeRD-Format für Menschen und Maschinen gleichermaßen leicht lesbar.

Warum gelten Ihre PDF-Rechnungen nicht als eRechnungen?

Sie erstellen eine PDF-Datei durch Konvertierung eines Dokumentes in ein digitales Format. Eine PDF-Datei speichert Informationen auf der Grundlage von visuellen Formatierungshinweisen zum Erhalt von Text und Bildern. So bleibt es für menschliche Augen lesbar. Bei der PDF-Erstellung bleiben nicht unbedingt die strukturierten, für eine konsistente Interpretation durch Maschinen erforderlichen Daten Ihres Dokuments erhalten (maschinelle Lesbarkeit oder automatische Verarbeitung).

Elektronische Rechnungen hingegen müssen in einem Format wie XML vorliegen, so dass die Daten strukturiert und für die Interpretation durch Finanz- und Buchhaltungssysteme geeignet sind.

Eine PDF-Datei kann einer eRechnung zwar beigefügt werden, erfüllt aber allein nicht die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Außerdem fehlen die für die automatische Verarbeitung und Übermittlung benötigten strukturierten Daten. Technologien wie OCR können zwar PDFs interpretieren, doch oft ist die Genauigkeit der Datenextraktion unzuverlässig. Inkonsistenzen erfordern eine beträchtliche Verarbeitungsleistung und fortschrittliche Algorithmen. Die Standardisierung der PDF-Struktur bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich.

Wie können Sie elektronische Rechnungen erstellen und akzeptieren?

Die in Deutschland weit verbreiteten und akzeptierten eRechnungsformate (XRechnung und ZUGFeRD) basieren auf XML-Formaten. XML-Dateien sind weniger groß und werden durch die Strukturierung der in Ihren Rechnungen vorhandenen Daten erstellt. Diese umfassen Angaben zu Kunde, Verkäufer, Artikel, Steuer und Preis sowie alle sonstigen Bedingungen, die Sie vereinbart haben. Solch ein Dokument kann wie folgt aussehen:

Es wäre jedoch mühsam, Dateien für mehrere Kunden manuell zu erstellen, zu speichern und freizugeben.

Der Einsatz der richtigen Buchhaltungssoftware gewährleistet die Einhaltung aktueller und zukünftiger Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, vereinfacht die Buchhaltungsprozesse und reduziert Fehler.

Mit Funktionen wie der automatischen Rechnungserstellung bzw. der sicheren Übertragung über Netzwerke wie Peppol können Sie mithilfe Ihrer Buchhaltungssoftware Rechnungen nahtlos an das Finanzsystem Ihres Kunden senden und eRechnungen direkt in Ihrem eigenen System empfangen. Vom XML-Import und -Export bis zur Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung können Sie sich auf Zoho Books verlassen.

Darüber hinaus erleichtert Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung die zentrale Nachverfolgung mehrerer von verschiedenen Kontakten ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.

Wie wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland umgesetzt?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland wird schrittweise umgesetzt, um eine reibungslose Umstellung der Systeme zu ermöglichen und eine landesweite Einführung der Compliance zu fördern.

Lassen Sie uns nun kurz den Zeitplan besprechen.

Bestehende Pflicht ab April 2020 für B2G-Transaktionen: Seit April 2020 sind die Behörden der deutschen Bundesländer verpflichtet, elektronische B2G-Rechnungen gemäß der europäischen Richtlinie 2014/55/EU zu akzeptieren. Das bedeutet, dass für die öffentliche Hand tätige Auftragnehmer zumindest für ihre Verträge mit der Bundesregierung elektronische Rechnungen ausstellen mussten.

Ab 1. Januar 2025:  Seit diesem Datum müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Demgemäß können weiterhin Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format versandt und akzeptiert werden. Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, erfordern jedoch die Zustimmung des Empfängers. Gemäß der Verordnung darf das empfangende Unternehmen elektronisch versandte Rechnungen hingegen nicht ablehnen.

Unternehmen haben so genügend Zeit, sich vor der umfassenden Einführung des neuen Formats für alle B2B-Transaktionen in Deutschland schrittweise auf die elektronische Rechnungsstellung einzustellen. Die Akzeptanz nicht konformer Rechnungen auf der Grundlage der Zustimmung des Empfängers bietet einen Puffer und ermutigt die Unternehmen, das neue System anzunehmen und sich mit ihm vertraut zu machen.

Ab 2027: Ab diesem Datum sind Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € im Vorjahr dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen zu versenden und zu empfangen. Andere nicht-konforme Formate sind dann nicht erlaubt.

Ab 2028 endet die Umstellungsfrist, und alle Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen zu versenden und zu empfangen.

elektronische Rechnungsstellung: Ausnahmen

Für Transaktionen mit einem Rechnungsgesamtbetrag von unter 250 €, für Ticketverkäufe und Rechnungen an Privatkunden (B2C-Rechnungen) müssen Sie keine eRechnungen ausstellen.

Auch Verkäufe von steuerfreien Artikeln sind von der elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen. Für diese Transaktionen können Sie auch nach 2028 traditionelle Papierrechnungen oder PDFs ausstellen.

Offizielle Informationen über die elektronische Rechnungsstellung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und the eInvoicing in Germany factsheet on European Commission website.