Ein umfassender Leitfaden zum Senden und Empfangen von eRechnungen mit Zoho Books

In Deutschland wird ab Januar 2025 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes ein verpflichtendes B2B-System zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Ziel dieser Umstellung ist die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug, eine bessere Einhaltung Steuervorschriften sowie eine branchenübergreifende Optimierung der Rechnungsstellung.

Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen mit schnelleren Transaktionen, weniger Fehlern und einem verbesserten Cashflow-Management rechnen. Trotz dieser Umstellung sorgt Zoho Books durch Automatisierung und Genauigkeit für eine reibungslose und gesetzeskonforme Rechnungsstellung.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige über das Senden und den Empfang von eRechnungen in Deutschland und wie Zoho Books den Prozess vereinfacht

Ausführliche Informationen über die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland finden Sie in unserem Artikel.

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungsstellung umfasst den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern und ermöglicht den Unternehmen die Automatisierung und Normierung ihrer Rechnungsstellung.

Die Hauptziele bei der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind die Eindämmung von Mehrwertsteuerbetrug, die bessere Einhaltung von Steuervorschriften sowie effizientere Geschäftsprozesse.

Warum elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen wichtig ist

1. Anwendung der neuen Vorschriften
   Ab Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gemäß den neuen Vorschriften zum Versand und Empfang von Rechnungen über Plattformen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Das bedeutet, dass für Sie mit Firmensitz in Deutschland bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung der Empfang nicht länger optional ist, der Versand allerdings schon.

2. Schnellere und effizientere Rechnungsstellung
   Durch elektronische Rechnungsstellung entfällt die manuelle Dateneingabe, was das Fehlerrisiko verringert und die Rechnungsstellung beschleunigt. Rechnungen werden sofort automatisiert gesendet und empfangen, was den Cashflow und die allgemeine Geschäftseffizienz verbessert.

3. Kosteneinsparungen
   Durch die elektronische Rechnungsstellung entfallen die Kosten für Papierrechnungen – Druck, Versand und Lagerung. Zudem spart die Automatisierung Zeit und reduziert Fehler, senkt die Betriebskosten und minimiert die Kosten für die Ressourcenabrechnung durch eine optimierte Ressourcenzuweisung.

Wie funktioniert elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung nutzt zur Übermittlung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern ein sicheres Netzwerk von Zugangspunkten. Zur Gewährleistung einer reibungslosen und sicheren Verarbeitung erfordert sie genormte Formate und zuverlässige Routing-Mechanismen. Und so geht's:

● Genormte Rechnungsformate: Für eine reibungslose Verarbeitung müssen Rechnungen einem genormten Format entsprechen. Am gängigsten in Deutschland sind die beiden zum PEPPOL-Framework passenden Formate ZUGFeRD und XRechnung.

● Routing über das PEPPOL-Netzwerk: PEPPOL ist ein sicheres, interoperables Framework zur Erleichterung des Austauschs von eRechnungen in der gesamten EU. Es stellt die normgerechte Übermittlung von Rechnungen sicher.

● Zugangspunkte für sichere Übertragung: eRechnungen werden über einen PEPPOL-Zugangspunkt wie Storecove gesendet. Dieser leitet die Rechnung an den Zugangspunkt des Empfängers weiter und sorgt so für eine sichere und korrekte Zustellung.

Die Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung in Zoho Books

Da die elektronische Rechnungsstellung in vielen Regionen zur Norm wird, ist richtige Buchhaltungssoftware entscheidend. Das richtige Tool hilft Ihnen nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften – es rationalisiert auch Abläufe, automatisiert Routineaufgaben und macht Ihre Rechnungsstellung fit für die Zukunft. Hier kommt Zoho Books ins Spiel:

1. Einrichtung Ihrer USTID-Nummer
   Zur Einhaltung von Vorschriften müssen Sie Ihre in Zoho Books Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingeben. Dieser Schritt ist entscheidend für die Validierung Ihres Unternehmens für die elektronische Rechnungsstellung.

2. Aktivierung elektronischer Rechnungsstellung
   Gehen Sie in Zoho Books auf „Einstellungen elektronische Rechnungsstellung“ und aktivieren Sie die Funktion. Zoho Books lässt sich in Storecove einbinden; Ihre Rechnungen werden nach der Aktivierung automatisch über das PEPPOL-Netzwerk weitergeleitet.

3. eRechnungen senden und empfangen
   Sobald Ihre Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie eRechnungen über das PEPPOL-Netzwerk senden und empfangen. Zoho Books kümmert sich für sie um alle technischen Details wie etwa die Verwaltung verschiedener Formate oder die Einhaltung neuer Normen.

Versenden von eRechnungen mit Zoho Books

Mit Zoho Books werden Versand und Empfang von eRechnungen gemäß den neuen Vorschriften zum Kinderspiel. So können Sie eine eRechnung versenden:

1. Erstellen einer eRechnung in Zoho Books
   In Zoho Books ist die Erstellung neuer eRechnungen für Ihren Kunden mit den nötigen Angaben zu Produkt oder Dienstleistung, Preis und Zahlungsbedingungen ganz einfach.

2. Versenden Sie die eRechnung über Storecove
   Die erstellte Rechnung können Sie an Storecove, den sicheren Zugangspunkt von Zoho Books, senden. Storecove leitet die Rechnung dann an den PEPPOL-Zugangspunkt des Käufers weiter und stellt deren Normkonformität sicher (ZUGFeRD bzw. XRechnung).

3. Der Käufer erhält die eRechnung
   Der Zugangspunkt des Käufers empfängt die Rechnung und verarbeitet sie entsprechend. Der Zustellungs- und Bearbeitungsstatus der Rechnung kann in Echtzeit nachverfolgt werden.

Empfang von eRechnungen mit Zoho Books

Genauso mühelos funktioniert der Empfang von eRechnungen in Zoho Books. Und so geht's:

1. Versand der Rechnung an Ihren Zugangspunkt
   Ihr Lieferant sendet die eRechnung über PEPPOL, über dessen Zugangspunkt (wie Storecove) sie weitergeleitet wird.

2. Storecove empfängt die Rechnung
   Storecove fungiert als Vermittler, empfängt die Rechnung und leitet sie an Zoho Books weiter, wo sie als Rechnungsentwurf angezeigt wird.

3. Überprüfen Sie die Rechnung in Zoho Books
   Nach Eingang der eRechnung erstellt Zoho Books für Sie automatisch einen Rechnungsentwurf. Sie können die Details überprüfen und die Rechnung je nach deren Richtigkeit Akzeptieren oder Ablehnen.

Status-Verfolgung
Sie können im Status Ihrer eRechnungen jederzeit nachverfolgen, ob sie akzeptiert oder abgelehnt wurden oder noch in Bearbeitung sind.

Im- und Export von eRechnungen in Zoho Books

Import von eRechnungen:

1. Zugriff auf die Import-Funktion: Navigieren Sie zum Modul „Rechnungen“ oder „Lieferantenkredite“ in Zoho Books.

2. Laden Sie die Rechnung hoch: Wählen Sie die XML-Datei (z. B. XRechnung), bzw. die hybride PDF/XML-Datei (z. B. ZUGFeRD).

3. Überprüfen und Abschließen: Sehen Sie sich die Daten in der Vorschau an und bestätigen Sie den Import. Importierte Rechnungen werden zur Validierung im Entwurfsformat angezeigt.

Export von eRechnungen:

1. Erstellen Sie die Rechnung: Gehen Sie zum Modul „Rechnungen“ und bereiten Sie Ihre Rechnung wie gewohnt vor.

2. Auswahl des Export-Formats: Wählen Sie unter den Exportoptionen XRechnung für XML bzw. ZUGFeRD für Hybrid-PDF/XML aus.

3. Herunterladen und Teilen: Exportieren Sie die Rechnung und leiten Sie sie per E-Mail oder über andere Plattformen an den Empfänger weiter.

Mit Zoho Books entsprechen alle exportierten Rechnungen den in Deutschland geltenden EN 16931-Normen.

Zoho Books sorgt für ein reibungsloses Management von eRechnungen. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren und genügen gleichzeitig den Vorschriften.

Hauptgründe für elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, doch Unternehmen sollten einige wichtige Faktoren kennen:

● Integrierbarkeit: Einige Unternehmen, insbesondere kleinere, müssen möglicherweise ihre Systeme für eine reibungslose elektronische Rechnungsstellung upgraden.

● Datensicherheit: Da eRechnungen vertrauliche Geschäftsdaten enthalten, ist die Gewährleistung einer sicheren Übertragung und Speicherung zur Verhinderung von Betrug und Datenschutzverletzungen unerlässlich.

● Normung: In verschiedenen Ländern gelten unterschiedliche Normen, wodurch die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung zur Herausforderung werden kann. Frameworks wie PEPPOL in Deutschland helfen jedoch, den Prozess zu optimieren und zu standardisieren.

● Regulatorische Transparenz und Schutzmaßnahmen gegen Betrug: Staatliche Behörden führen die elektronische Rechnungsstellung zur Gewährleistung von Transparenz bei Geschäftstransaktionen bzw. zur besseren Einhaltung von Steuervorschriften ein. Durch die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs können Behörden Geldflüsse besser überwachen und Betrugsrisiken sowie Steuerhinterziehung eindämmen.

Mit Zoho Books ist das Versenden und Empfangen von eRechnungen problemlos möglich; so können Sie die neuen deutschen Vorschriften einhalten und gleichzeitig Ihre Geschäftsabläufe optimieren. Starten Sie heute Ihre freie Testversion und erleben Sie, wie Zoho Books ihre Rechnungsstellung vereinfachen kann.