نوع الإجازة
ما هو نوع الإجازة؟
نوع الإجازة هو فئة محددة من الإجازات التي يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول عليها، مثل الإجازة السنوية أو الإجازة المرضية أو إجازة الأمومة. ويخضع كل نوع من أنواع الإجازات لقواعد وسياسات محددة تضعها المنظمة، تحدد مقدار الإجازة التي يحق للموظفين الحصول عليها، وكيفية تراكم الإجازة، وأي شروط أو قيود مرتبطة بأخذ تلك الإجازة. من خلال تحديد أنواع الإجازات المختلفة، يمكن للمنظمات إدارة إجازة الموظفين بطريقة منظمة وشفافة.
متى تحتاج المنظمة إلى إنشاء نوع إجازة جديد؟ تخيل منظمة تقدر التعلم المستمر والتطوير المهني. ولدعم ذلك ، يقرر قسم الموارد البشرية تقديم نوع جديد من الإجازات يسمى “إجازة الدراسة”.يسمح هذا النوع من الإجازات للموظفين بأخذ إجازة مدفوعة الأجر لحضور الدورات أو ورش العمل أو المؤتمرات المتعلقة بنموهم المهني. من خلال إنشاء “إجازة الدراسة”، تشجع المنظمة الموظفين على تعزيز مهاراتهم ومعارفهم، والتي يمكن أن تسهم في النمو والابتكار بشكل عام للشركة.
إنشاء نوع إجازة جديد
يتيح لك إنشاء أنواع إجازات جديدة تلبية الاحتياجات المحددة لمؤسستك. إليك كيف يمكنك إعداد نوع إجازة جديد:
- انقر + إضافة جديدة .
- أدخل اسم نوع الإجازة.
مثال: “مغادرة العافية” أو “مغادرة الدراسة” أو “مغادرة المتطوعين”.'
- أدخل رمز لنوع الإجازة. يمكن أن يكون هذا معرفًا للاستخدام الداخلي.
مثال: “Wl” لإجازة العافية أو “sl” لإجازة الدراسة.
- حدد نوع الإجازة إما مدفوعة أو غير مدفوعة.
| الجانب | الإجازة المدفوعة الأجر | إجازة غير مدفوعة الأجر |
|---|---|---|
| التعريف | الإجازة التي يحصل خلالها الموظفون على رواتبهم العادية. | الإجازة التي لا يحصل خلالها الموظفون على أي أجر. |
| أمثلة شائعة | الإجازة السنوية، الإجازة المرضية، إجازة الأمومة | إجازة شخصية غير مدفوعة الأجر، إجازة ممتدة |
- تقديم وصف حول نوع الإجازة لمساعدة الموظفين على فهم الغرض منها.
- أدخل عدد أيام الإجازة التي يحق للموظفين الحصول عليها في كم عدد الإجازات التي يحصل عليها الموظفون؟ الحقل. يمكن تعريف هذا في أيام وتعيينه على أساس سنوي أو شهري.
- اختر رصيد الإجازات التناسبية للمتدربين الجدد بناءً على تاريخ انضمامهم إذا كنت ترغب في تعييناتك الجديدة ستحصل على إجازة بناءً على جزء من السنة التي تعمل فيها.
السيناريو إذا قدمت مؤسستك 12 يومًا من الإجازة السنوية في السنة واستأجرت موظفًا في 1 يوليو ، فسيعمل التوظيف الجديد لمدة ستة أشهر في ذلك العام (من يوليو إلى ديسمبر). وفي هذه الحالة، يكسب الموظف نصف استحقاق الإجازة السنوية، مما يؤدي إلى إجازة مدتها 6 أيام للسنة.
- اختر إعادة تعيين رصيد إجازة الموظفين لإعادة تعيين أرصدة الإجازات في فترة زمنية محددة (سنوية أو شهرية).
- يمكنك أيضًا اختيار إما ترحيل أيام الإجازات غير المستخدمة أو صرفها عند إعادة الضبط.
دعونا نفهم هذا بمساعدة بعض السيناريوهات:
السيناريو 1: إعادة الضبط السنوي مع المضي قدما على سبيل المثال ، قد تعيد المنظمة تعيين رصيد الإجازة السنوية في 1 يناير من كل عام. لنفترض أن الموظف لديه 4 أيام إجازة غير مستخدمة من نوع الإجازة في نهاية العام، وسياسة الشركة تسمح للمضي قدما لمدة تصل إلى 5 أيام. في هذه الحالة ، في 1 يناير ، يتم إعادة تعيين رصيد إجازة الموظف إلى رصيد الإجازة السنوية البالغ 15 يومًا ، ويتم ترحيل الأيام الأربعة غير المستخدمة ، مما يمنح الموظف ما مجموعه 19 يوم إجازة للسنة الجديدة.
السيناريو 2: إعادة الضبط السنوي مع النقد وفي سيناريو آخر، يجوز للمنظمة إعادة تعيين رصيد الإجازة سنويا ولكنها تعرض صرفا للإجازة غير المستخدمة. إذا كان لدى الموظف 8 أيام إجازة غير مستخدمة من نوع الإجازة في نهاية السنة، وتسمح السياسة بالصرف لمدة تصل إلى 10 أيام، يتم صرف هذه الأيام الثمانية، مما يوفر للموظف تعويضا نقديا. في 1 يناير ، يتم إعادة تعيين رصيد إجازة الموظف إلى 15 يومًا للعام الجديد.
السيناريو 3: إعادة الضبط السنوي مع المضي قدما والصرف في هذا السيناريو ، فكر في منظمة تعيد ضبط رصيد إجازاتها في 1 يناير من كل عام. وتسمح المنظمة للموظفين بتمديد ما يصل إلى 5 أيام إجازات غير مستخدمة وصرف أي أيام إجازات متبقية تتجاوز هذا الحد. وقد تراكمت لدى الموظف 8 أيام إجازة غير مستخدمة بحلول نهاية السنة. وفقًا لسياسة الشركة ، في 1 يناير ، يتم إعادة تعيين رصيد الإجازة ، ويتم اتخاذ الإجراءات التالية:
يمكن للموظف ترحيل ما يصل إلى 5 من أيام الإجازة غير المستخدمة إلى العام الجديد. لذلك ، تضاف هذه الأيام الخمسة إلى رصيد إجازة العام المقبل.
أما أيام الإجازة الثلاثة المتبقية (8 أيام غير مستخدمة - 5 أيام ترحيل) فهي مؤهلة للنقد. سيحصل الموظف على مكافئ نقدي لهذه الأيام الثلاثة ، مما يوفر مكافأة مالية للإجازات غير المستخدمة.
نصائح للمحترفين إذا كنت لا تحتاج إلى نوع إجازة معين ، فيمكنك اختيار وضع علامة عليه على أنه غير نشط.
تفضيلات طلب إجازة الموظف
يساعد تكوين تفضيلات طلب إجازة الموظف في تحديد القواعد والسياسات المتعلقة بكيفية التقدم بطلب للحصول على إجازة. ستتمكن من تكوين التفضيلات التالية في هذا القسم:
| التفضيل | الوصف | السيناريو |
|---|---|---|
| السماح برصيد الإجازة السلبي | يمكن للموظفين الحصول على أيام إجازة غير مدفوعة الأجر حتى عند استنفاد الإجازة المدفوعة الأجر. | يأخذ الموظف إجازة غير مدفوعة الأجر لحالة طوارئ عائلية بعد استنفاد رصيد الإجازة. |
| السماح بالتقدم بطلب للحصول على إجازة في التواريخ الماضية | يمكن للموظفين طلب إجازة للتواريخ التي مرت بالفعل. | يتقدم الموظف بطلب للحصول على إجازة مرضية بعد التعافي من المرض. |
| السماح بالتقدم بطلب للحصول على إجازة في التواريخ المستقبلية | يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على إجازة مقدما. | يخطط الموظف ويتقدم بطلب للحصول على إجازة قبل ثلاثة أشهر. |
| وضع حدود لطلبات الإجازة | يحدد المدى الذي يمكن فيه تقديم طلبات الإجازة إلى الوراء أو إلى الأمام. | يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على إجازة تصل إلى 30 يومًا في الماضي و 60 يومًا في المستقبل ، اعتمادًا على ما إذا كانوا قد اختاروا طلب إجازة في التواريخ الماضية أو المستقبلية. |
لتكوين هذه التفضيلات:
- اختر السماح برصيد الإجازة السلبي إذا كنت ترغب في السماح للموظفين بأخذ إجازة حتى عندما يستنفدون رصيد إجازاتهم.
إذا اخترت السماح بالرصيد السلبي، فيمكنك اختيار تحديد كيفية النظر في أرصدة الإجازات السلبية هذه.
| الخيار | الوصف | السيناريو |
|---|---|---|
| علامة على أنها Lop (بدون أي حد ولكن علامة على أنها lop) | يمكن للموظفين الحصول على إجازة غير محدودة ، وسيتم وضع علامة على أنها خسارة في الأجر (Lop). | وقد استنفد الموظف رصيد إجازته السنوية ولكنه يحتاج إلى إجازة إضافية لمسألة شخصية. وستؤدي هذه الإجازات الإضافية إلى فقدان أجر الموظف الذي سيجري تجهيزه في كشوف مرتباته. |
| دون أي حد | يمكن للموظفين الحصول على إجازة غير محدودة دون أي قيود. | يأخذ الموظف عدة أيام إجازة تتجاوز رصيد إجازته بسبب مرض طويل الأجل دون أي عواقب. |
| الحد الأقصى حتى نهاية السنة | يضمن هذا الحد عدم دخول الموظفين بشكل مفرط في إجازة سلبية في سنة معينة. | يمكن للموظف الحصول على أرصدة إجازة سلبية حتى نهاية العام. سيتم إعادة ضبط أوراقهم السلبية في نهاية العام. |
- اختر السماح بالتقدم بطلب للحصول على إجازة في التواريخ السابقة إذا كنت تريد من موظفيك طلب إجازة للتواريخ التي مرت بالفعل.
- يمكنك اختيار تعيين لا الحد إذا كنت تريد من موظفيك التقدم بطلب للحصول على إجازات غير محدودة للتواريخ الماضية. بينما إذا كنت ترغب في تعيين حد لذلك ، فيمكنك تحديد تعيين الحد الخيار وإدخال عدد الأيام.
- وبالمثل، يمكنك اختيار السماح بالتقدم بطلب للحصول على إجازة في التواريخ المستقبلية إذا كنت ترغب في السماح لموظفيك بالتقدم بطلب للحصول على إجازة مقدمًا.
- يمكنك اختيار تعيين لا حدود إذا كنت تريد من موظفيك التقدم بطلب للحصول على إجازات غير محدودة لتواريخ مستقبلية. بينما إذا كنت ترغب في تعيين حد عليه، فيمكنك تحديد خيار تعيين الحد وإدخال عدد الأيام.
الانطباق والصلاحية
في هذا القسم، يمكنك تحديد الموظفين المؤهلين للحصول على نوع الإجازة التي تم إنشاؤها حديثا وتعيين معلمات لتاريخ سريانها وانتهائها. وهذا يضمن أن سياسات الإجازة مصممة لتلبية الاحتياجات المحددة لمجموعات الموظفين المختلفة داخل مؤسستك.
من يمكنه تطبيق هذه الإجازة؟
يمكنك تحديد ما إذا كان نوع الإجازة ينطبق على جميع الموظفين أو مجموعة معينة من الموظفين بناءً على معايير معينة. وهذا يسمح بالمرونة في سياسات الإجازات عبر مختلف الإدارات أو المواقع أو تسميات الموظفين.
- حدد خيار جميع الموظفين إذا كان نوع الإجازة متاحًا لكل موظف في المنظمة.
- اختر خيار الموظفين المستندة إلى المعايير إذا كان نوع الإجازة متاحًا فقط لمجموعة فرعية محددة من الموظفين. يمكنك تحديد المعايير بناءً على:
| المعايير | مثال |
|---|---|
| موقع العمل | يحق للموظفين في موقع معين الحصول على استحقاقات إجازة إضافية بسبب طبيعة الإجهاد العالي لعملهم. |
| الإدارة | يتلقى قسم المبيعات أيام إجازة إضافية للتعويض عن جداول سفرهم الواسعة. |
| التسمية | ويمنح كبار المديرين إجازة إضافية مدفوعة الأجر كامتياز لتغطية مسؤولياتهم العليا. |
| نوع الجنس | وتخصص إجازة الأمومة خصيصا للموظفين كجزء من سياسات المنظمة لدعم الأسرة. |
- اختر أرصدة الإجازات المؤجلة للموظفين يسمح لك الخيار بتأخير تخصيص أرصدة الإجازات للموظفين الجدد أو الموظفين الذين تم نقلهم أو ترقيتهم مؤخرًا.
من خلال تحديد فترة تأخير ، يمكنك التأكد من أن الموظفين الذين أكملوا فترة معينة فقط مؤهلين للحصول على نوع الإجازة.
السيناريو الأول: وقد ترغب المنظمة في تأخير تخصيص إجازة سنوية للموظفين الجدد إلى أن يكملوا فترة اختبارهم البالغة ستة أشهر. وهذا يضمن أن يتم توفير الفائدة فقط للموظفين الذين من المرجح أن تبقى مع الشركة لفترة أطول.
السيناريو 2: إذا قررت الشركة إدخال سياسة جديدة للإجازة الوالدية اعتبارًا من 1 يناير 2025 ، فيمكنها تحديد تاريخ السريان وفقًا لذلك لضمان تطبيق السياسة من بداية العام.
- بالنسبة للحالات المماثلة مثل السيناريوهات المذكورة أعلاه ، حدد التاريخ الذي سيكون فيه نوع الإجازة ساري المفعول. ويمكن أن يكون ذلك مفيدا بشكل خاص عند إدخال سياسات جديدة للإجازات أو إجراء تغييرات على السياسات القائمة.
السيناريو: قد تقدم الشركة إجازة إضافية لمشروع خاص يتطلب عملًا إضافيًا طويلًا. يمكنهم تعيين نوع الإجازة لينتهي بمجرد اكتمال المشروع.
بالنسبة لحالات مماثلة مثل انتهاء الصلاحية المحدد السيناريو أعلاه لنوع الإجازة إذا كان المقصود من نوع الإجازة أن يكون مؤقتا أو قابلا للتطبيق فقط لفترة محددة، يمكنك تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية عن طريق تحديد تعيين خيار نوع الإجازة ثم التاريخ.
انقر أنقذ.
لقد أضفت الآن نوعًا جديدًا للإجازة. سيتمكن موظفوك من التقدم بطلب للحصول على أنواع الإجازات هذه بناءً على تكوينات نوع الإجازة الخاصة بك.
إدارة أنواع الإجازات
ستتمكن من تحرير أنواع الإجازات التي أنشأتها أو حذفها أو تعطيلها.
تحرير نوع الإجازة
يمكنك تعديل نوع الإجازة ليعكس التغييرات أو التصحيحات بناءً على متطلبات مؤسستك. إليك كيف:
- انقر على المزيد أيقونة بجانب نوع الإجازة.
- اختر التحرير .
- إجراء التغييرات اللازمة وانقر حفظ .
وسيتم الآن تحديث نوع الإجازة.
تعطيل أنواع الإجازات
بدلاً من حذف أنواع الإجازات بشكل دائم ، لديك خيار تعطيل نوع الإجازة. إليك كيف:
- انقر على المزيد أيقونة بجانب نوع الإجازة الذي ترغب في تعطيله.
- اختر تعطيل .
لن يتمكن موظفوك من التقدم بطلب للحصول على إجازة لهذا النوع من الإجازات ، ما لم تقم بتمكينه مرة أخرى.
حذف أنواع الإجازات
يمكنك إزالة أنواع الإجازات التي لم تعد قابلة للتطبيق أو تمت إضافتها عن طريق الخطأ. إليك كيف:
- انقر على المزيد أيقونة بجانب نوع الإجازة.
- انقر فوق أيقونة الحذف وتأكيد الحذف.
- انقر نعم .
سيتم حذف نوع الإجازة بشكل دائم في رواتب Zoho ولن يتمكن موظفوك من استخدامها بعد الآن.